この記事は「会社の経費精算をエクセル管理でやっているのですが、もっと良い方法は無いでしょうか？」といった疑問に答えます。
目次
中小企業の経費精算
中小企業における「経費精算」のやり方は多くの場合がエクセル管理です。おおよそ次のような流れとなります。
- 従業員から立替経費の連絡を受ける
- レシートや領収書がある場合はこれを貰う。無い場合は口頭やメールで内容を聞く
- エクセルの管理表に記録する
- 会計システムに仕訳入力する
- 立替経費を1ヶ月分まとめて給料と一緒に従業員に振り込む
このやり方は従業員数が4-5人までならまだ回せますが、それ以上では以下で説明する様々な問題を起こしてしまいます。こういった場合の一般的な問題解決方法は経費精算の専用システムを導入することです。
エクセル管理の問題点
上述のエクセル管理による方法では、以下の問題点があります。
- 経理担当者（会社によっては社長自身）と従業員の連絡や確認の行き来が増えて時間を取られてしまう
- 連絡漏れ、記録漏れが発生しやすい
- レシートや領収書を紛失してしまう
- エクセルから会計システムにデータを手作業で入力しなければならない
- 従業員への振込忘れが発生してしまう
エクセル管理ではマニュアル作業、手作業が中心となるため、どうしてもこうしたヒューマンエラーが発生し業務の効率を落としてしまいます。結果として間接コストが上昇します。
さらにお金の流れが正しく見えなくなってしまい、経費を管理する上でもマイナスです。
また、業務効率が悪いため、経理担当者が長時間労働になってしまい、働き方改革という面でもうまく行かないでしょう。下手をすれば、経理担当者がすぐに会社を辞めてしまう時代です。
経費精算システムの導入
そこでこういった問題点を解決するのが経費精算システムです。最近では様々なシステムが市場に出ていますが、経費精算システムで最大手となるのが「楽楽精算」です。
楽楽精算を使った場合、以下の例のとおり大きくコスト削減することが可能となります。
（出典：ラクス）
経費精算システムでコスト削減ができる理由
その理由は次のようなものです。
- 領収書やレシートを読み取って自動申請する機能がある
- ワークフロー（承認フロー）を自由に設定でき、連絡や確認の行き来を削減できる
- 適切な勘定科目で仕訳データが自動的に作成される
- 全国銀行協会フォーマットの振込データ（FBデータ）を作成でき支払作業が省力化できる
楽楽精算のシステム利用料がかかりますが、それ以上に間接コストが削減されるので、全体として経営効率の改善が期待できます。システム利用料は、会社の規模により異なりますが、初期費用が10万円で月額3万円からとなっています。
（出典：ラクス）
会計ソフトとの連携
自動仕訳機能で作成されたデータはCSV形式ファイルを通じて「弥生会計」のような主要な会計ソフトとも連携することが可能です（下図）。こうすることによって、経費精算は楽楽精算で、経理やお金の流れの可視化は使い慣れた会計ソフトで、といった使い方をすることができます。
（出典：ラクス）
私の経験上、経費精算は大企業と中小企業で大きく差がつくところです。大企業ではすでに10年以上前から経費精算システムの導入と会計システムとの連携は当たり前の話になっており、経費精算の効率が高いのももちろん、お金の流れに関する分析も進んだものがあります。
エクセル管理も慣れればそれなりに便利ですが、トータルで見たときにやはり経営の足かせとなっており、IT導入など改善の際に経費精算システムを第1に推薦することが多いです。
楽楽精算のようなシステムを使って、コスト削減と経費の見える化を両方狙ってみては如何でしょうか？
以上、経費精算システムを会計システムと連携してコストを削減する方法、という話題でした。一言で「IT導入」といっても多岐に渡りますが、経費精算システムの導入は通常従業員の反発も無く簡単に導入でき、かつ効果が大きいものです。従って、多くの会社で早期に導入しているものです。もしまだエクセル管理をされているようでしたら、ご検討頂ければ。
★★★人気記事★★★