【小さなビジネス応援】クラウド請求書でお客様とウィンウィンの関係を作る方法

クラウド請求書でお客様とウィンウィンの関係

今は小さなビジネスであってもインターネットの「クラウド」を活用する時代です。ビジネスのあらゆる面にクラウドを使った新しいサービスが入ってきています。「請求書」もそのひとつです。

これまでは、エクセルから印刷して郵送したり、伝票に手書きして手渡したり、など取り扱いが手間でしたし、相手にとっても「紙」でもらっても紛失したりして、お互い管理が煩雑ですなわちコストがかかるものでした。

クラウド請求書の登場でこういった問題が解決されました。クラウド請求書の導入でお客様とウィンウィンの関係を構築することが可能です。

請求書

クラウド請求書を勧める理由

クラウド請求書の最大のメリットは自社にとってもお客様にとっても取り扱いが楽で、お互いに運用コストが下がるという点です。

請求書はクラウドシステム上で作成してPDFファイルに落として、メールに添付して送る、というやり方が一般的です。この方法では、自社では印刷や封入、郵送にかかるコストがカットできます。お客様も送られてきたPDFファイルのまま請求書を整理・保管すれば紛失などを防いで管理コストが下がります(ただし税務対策で印刷して紙でも保存する場合が多いです)。

場合によってはお客様から「メール添付ではなく紙で郵送してほしい」と言われることもありますが、クラウドサービス側で印刷や封入、郵送を代行してくれるサービスがありますので、このようなサービスを使えば時間の節約になります。

 

クラウド請求書なら「Misoca」(みそか)

Misocaはクラウド請求書の中でも老舗でかなり早くからあったベンチャーでしたが、2016年に弥生に買収されて弥生が提供するサービスの一部となりました。Misocaを使うと見積書・納品書・請求書をクラウド上で発行することができるようになります。今ではクラウド請求書なら「Misoca」というくらいメジャーな存在ですが、そのメリットは次のような点です。

(1)請求書の作成が楽。豊富なデザインテンプレートから自社の請求書を作成することができます。また、繰り返し発行する請求書を自動作成することもでき、請求漏れを防ぐことができます。

(2)会計ソフトとスムーズに連携。「弥生会計オンライン」のようなソフトと連携する機能を使うことでデータ入力などの手間がさらに軽減され、また請求ミスも防ぐことができます。他にもMFクラウド会計やfreeeとの連携も可能です。

(3)FAX/郵送代行のサービスがある。煩雑な印刷、封入、郵送の作業をアウトソーシングすることができます。FAXは1通60円、郵送は1通160円で5ページまで発送を代行してもらえます。自身で行う場合のコストと比較してみましょう。

(4)決済サービスがある。顧問料や月謝のような毎月定額の請求の場合、口座振替サービスを利用することができます。1決済あたり150円の手数料でお客様の登録口座から引き去って自社口座へ入金してくれます。さらに業務を効率化できますね。

(5)入金まで一括管理が可能。どの請求が入金済みなのか、管理画面上で確認することができます。銀行通帳とにらめっこする必要がありません。

 

「Misoca」が安心な理由

(1)弥生のサービスであること。クラウドサービスの場合、ある日突然にサービス終了のお知らせを受け取るという悲劇が起きる場合がありますが、会計ソフト最大手の弥生の一部になったことでそのような懸念がほぼ無くなり、安心して使えるようになりました。

(2)データバックアップの心配がない。エクセルで請求書管理をしているとデータを誤って消したり、エラーが出て開けなくなったりして、パニックになりますが、クラウドであればデータは業者側が安全に保管しているので安心です。

(3)無料プランがある。この記事執筆時(2018年9月)では初年度無料で全てのサービスが使えるキャンペーン中です。早めにお試しされることをお勧めします。たとえ1年間の無料期間が終わっても「無料プラン」を継続することも可能です。無料プランでは月に5通まで請求書が発行できますが、郵送ができません。またサポートを利用することもできません。請求書の発行数に応じて様々なプランが用意されていますので、ご検討ください。

 

以上、クラウド請求書でお客様とウィンウィンの関係を作る方法、という話題でした。当記事の情報は執筆時のものです。最新の情報は公式サイトよりご確認ください。