日本の民間企業の99%以上は中小企業です。中小企業においては依然としてIT導入が進んでいないという悩みがあります。
相変わらず紙の資料や伝票、 FAX 、電卓、ハンコと言った昭和の時代を彷彿させる仕事環境で頑張っているケースが多いのです。単にパソコンなどITを使えば良い、というだけのことではありませんが、やはり生産性の面で遅れを取ってしまっています。
結果として、ブラック職場になってしまったり、そのため人手不足に陥ったりしますので、業績が伸びず悪循環となります。 その反面、社長以下ITに詳しいスタッフもいないのが現実なので、どうやってIT導入をしたらよいか？という疑問があります。
この記事ではそういった疑問に答えます。
目次
中小企業のIT導入には「Gsuite」からがおすすめ
中小企業へのIT導入を考える場合には、どの業務に対する適用考えるのかというのが最初に考えるポイントです。一般的には、文書作成や様々なデータの集計業務にITを導入しましょうというところから始まります。
多くの企業は Microsoft 社のOffice製品を使うことを考えますが、自分の場合は取引先との関係など他に理由がなければ、Google社の「Gsuite」をご検討いただくようにしています。
その最大の理由は単純で「安いから」です。（下記でさらに初年度20%オフとなるプロモーションコードを提供しています）
中小企業の場合にはなかなかIT導入に予算を割けませんので、安いに越したことはありません。OfficeにしろGsuiteにしろ現在ではクラウドをベースにしたサブスクリプション型の料金体系になっており、この料金比較においてGsuiteの方が安いのです。
法人向けの場合、Office 365 Businessが1ユーザーあたり月額900円、Gsuite Basicが1ユーザーあたり月額680円となっています（記事執筆時）。それぞれのサービス内容は下記の公式サイトをご参照頂ければと思いますが、Office 365 Businessではメールが含まれていないのに対して、Gsuite Basicには含まれている、という違いも中小企業にとっては大きいです。
Officeであれば、昔ながらの買い切り型パッケージ製品もありますが、定期的な自動アップデートやその他の付随サービスを考慮すると、現在では月額（年額）で利用料を支払うサブスクリプション型のほうが主流になっています。
Gsuiteを勧める理由
Gsuiteと言いますと、「聞いたことないな。大丈夫かな？」と思われるかもしれませんが、大丈夫です。出来ることはExcelやWordなどOffice製品と大差ないですし、一定の互換性もありますので、取引先とのデータのやり取りなどがあっても大抵の場合は大丈夫です。
「大抵の場合」と言うのはマクロなどプログラムを使った処理がある場合、そのままでは互換性は無いので、対応を検討する必要があります。しかし、ほとんどの場合は単に文章やデータをやり取りするだけですから問題ありません。なお、Gsuiteでもプログラム処理することは可能です。
また、Gsuite Basicの場合にはこれら基本的なアプリケーションに加えて Gmail や共有カレンダーさらにビデオ会議などのチームの生産性を改善する機能も付随しています。これらの機能が業務の改善に大いに役立ちます。
特にGmailは個人的に使ってる人が多いので、全く同じ操作性のまま会社のメールも扱えるようになり、研修が少なく済み、すぐに慣れるというメリットがあります。
一方で Office 365であれば1人あたりのデータ容量が1TB(1000GB)と非常に大きく設定されています。Gsuite BASIC であればデータ容量は1人あたり30GBしかありませんので、大きな容量が必要な場合は別途購入する必要があります。ただし、中小企業の業務において30GBで足りなくなったということは経験したことがありません。
Gsuiteで仕事がこんなに変わる
Gsuiteを導入しますと、例えばこれまでの仕事はそれぞれ次のように変化するでしょう。
紙の書類や伝票を記載してFAXで送る業務 → 「ドキュメント」（Wordのようなワープロアプリ）や「スプレッドシート」（Excedのような表計算アプリ）を使って作成し、保存したデータをGmailで送信
「ドキュメント」であれば、Googleの音声入力も利用できます。パソコンに向かってしゃべるだけで文章が出来上がります。私もこの機能を常用しており、長い文章でも苦にならなくなりました。
過去の文書や伝票を探す業務 → Google検索と同じ要領で検索するだけ
これまでバインダーを取り出して紙をペラペラめくっていたとしたなら、一瞬で目的の文章を探し当てることができるようになります。 書類を共有することで、他の人が作成したものでも一発検索が可能です。
社員の予定表を管理する業務 → 「カレンダー」の共有でいつでもどこでも全員の予定を確認することができる
これまで事務所のホワイトボードなどに書いていたなら、記入や更新の手間もなく場所に囚われずに確認できるようになります。また、取引先など外部への公開も可能で、詳しい内容は公開せずにその時間について「予定あり」とだけ表示させることもできます。
私も自分のカレンダーをこちらのように公開しています。
電話での連絡・やり取り → 「Gmail」や「チャット」（Lineのようなテキスト文コミュニケーション）でのやり取り
電話ですと割り込みが発生したり、不在で連絡が行ったり来たりしがちですが、これらの非同期的な連絡手段で生産性をアップさせることが可能です。
以上はほんの一例ですが、これだけを見ても「世界が変わる」ことが分かるかと思います。
Gsuiteの導入方法
Gsuiteの導入自体は簡単です。
こちらから「無料試用を開始」をクリックすると14日間の無料お試しが可能です。その後本申し込みの際に次のプロモーションコードを入力すると初年度の利用料が20%オフになります。
プロモーションコード：
G Suite Basic プラン ・・・ 9CEQWMTUXFPAQUY
G Suite Business プラン・・・ C73DAUJCMTQPEGX
Gsuiteはクラウドアプリですので、パソコンならブラウザーで利用可能です。スマホやタブレットではそれぞれのアプリをインストールして使うと便利です。
ITに関する知識があれば、それで開始すれば良いのですが、現実にはなかなか難しい面があります。まず業務のやり方を先に見直して、IT環境が入りやすく整理するのもひと仕事となります。
そのような仕事は、「詳しい人に助けてもらう」のがベストです。
Gsuiteの導入を助けるのを仕事にしているシステム会社がありますので、そういった会社をネットで探したり、商工会議所などを通じて紹介してもらう、という手があります。
ただし、システム会社は導入費用が高いのがネックです。まずは、ココナラ 
という個人がスキルを販売するサイトがあるので、こちらで検索すると相談に乗ってくれる人が見つかるでしょう。
私もココナラ
に同様のサービス「中小企業のIT活用の相談に乗ります
」を掲載していますので、よろしかったら見てみてください。
以上、人手不足の中小企業がIT化で生産性アップを目指す方法は？という話題でした。IT導入は取り組めば比較的早期に効果が実感できるものです。後は食わず嫌いを無くして、挑戦するかどうかだけですね。