生産性を2倍にする方法をまとめてみた

世の中「働き方改革」の話題が賑やかですね。人手不足による業績不振や倒産が深刻化したり、先進国の中でもほとんど最下位の生産性など、このままだとこの先お先真っ暗です。大前研一さんが下記の著書で指摘しているように日本はこれからゆるやかに衰退していくことでしょう。

それをなんとかしようというのが「働き方改革」なのでしょうが、どことなく雲を摑むような話で、具体的に何をどうすればよいのか、なかなか見えてきません。

 

働き方改革は一人ひとりの問題

多くの人は、黙って待っていれば国が・会社が・周りの誰かがなんとかしてくれる、という雰囲気なのですが、そういう姿勢では結局なにも起こりません。「働き方改革」は最終的には一人ひとりの問題です。自分で自分の仕事の生産性をアップするにはどうしたら良いのか、と考える必要があります。

そんな課題解決のお手伝いができればと思い、「生産性を2倍にする方法」をスライド資料にまとめてみました。下記のSlideShareから無料で参照・ダウンロードできますので、見て頂ければ幸いです。

https://www.slideshare.net/Cinqplans/cinqplans-2

こちらの資料では職場の生産性を上げるための一般的な方法論について述べています。典型的な改善活動の進め方ですが、自分の経験では結局これを地道にやるのが一番の近道になると痛感しています。

もっとクールなフレームワークやITシステムがあるのかもしれませんが、結局コレが一番です。

 

ご不明な点はご相談ください

この資料を見るだけでも改善活動の進め方がおおよそ分かると思いますが、ご不明な点は有料で相談を承ります。30分のSkypeによる相談は「タイムチケット」よりお申し込みください。30分で3000円となります。それ以上のコンサルティングはお問い合わせフォームよりご相談ください。

以上、生産性を2倍にする方法をまとめてみた、という話題でした。

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【マーケティング分析】宅建士試験の本がなぜ売れないのか

自分はこれまでに2冊ほど電子書籍の本を出しまして、一冊は税理士試験の受験勉強方法について書いたもの、もう一冊は宅建士試験の受験勉強方法について書いたものです。

両方とも Amazon のKindle ダイレクトパブリッシングを使って、いわゆる Kindle 本として販売しています。また最近はBASEと言うEC サイトを通じてデジタルコンテンツとして PDF ファイルの販売を行っています。

アマゾンではこちら。

BASEではこちら。

https://cinqplans.base.shop/

 

宅建士試験の本が売れない

税理士試験の方は2015年から、宅建士試験の方は2017年からそれぞれ売っていて、税理士試験の方はそれなりに売れているのですが、宅建士試験の方はさっぱり売れないという状況が続いています。

それで、これがなぜなんだろうかと思いまして少しマーケティング的な分析をしてみたいと思います。

マーケティングの手法は色々あるわけですが、中でも有名なのはフィリップ・コトラーがMarketing Managementという本の中に書いた、4 Pと言うフレームワークです。これは四つの P という意味でProduct, Price, Place, Publicityそれぞれの頭文字をとって4 Pと言っています。

この4 P に沿って分析してみます。

 

Product

これは文字通り製品そのものの魅力・競争力という意味です。本の出来の良さや品質など、製品そのものの魅力が十分にあるかどうかということです。これについては自画自賛になってしまうのですが、内容的には結構いいことを書いていると思います。

宅建士試験の本は大体の場合は試験のコンテンツそのものについて書いてありますが、どうやって勉強するかの方法論を書いたものはあまりないように思います。その意味では製品の競争力というか独自性はあると思っています。

 

Price

次に値段についてですが、宅建士試験の本は300円で販売しています。これは個人的にはかなり安いと思っているのですが、どうでしょうか。支払金額に対する商品価値のことをValue for Moneyと言いますが、そういう意味ではValue for Moneyは悪くないと思います。ひょっとすると安すぎて価値がないものと見られてしまうのかもしれませんが。

 

Place

次に販売場所または販売経路についてですが、 Amazon の Kindle 本ですので、電子書籍では最もメジャーな販売場所かと思います。現在では紙の本よりも電子書籍の方がよく売れると言われていますし、Kindle は電子書籍ではナンバーワンのシェアですので販売場所としては申し分ないはずです。

 

Publicity

パブリシティとは広告宣伝のことで、どんなものでも売ろうとしなければ買い手に届かないわけですから、広告宣伝は大切です。これまでのところ基本的にAmazon で掲載して検索されるのを待っている、という程度のことしかしておらず、また、たまにこうしてブログで紹介する程度です。従って、パブリシティが弱いと言えるのかもしれません。もっと買い手に届くようにうまく宣伝しなければいけないでしょう。

 

ニーズはあるのか

上記の分析とは別に、そもそもニーズがあるのか?という疑問もあります。これもフィリップ・コトラーが提唱している3C (Customer, Company, Competitor)で考えられます。つまり、そもそも宅建士受験を目指す人(Customer)が減っているのでは?ということです。お客様がいなければニーズはありません。また、競合(Competitor)が強すぎてニーズを食われていれば、私に回ってくるニーズはありません。

宅建士試験の受験者数は過去10年で下図のように推移しており、決して宅建士を目指す人が減っているということはなく、毎年20万人前後はいるという状況です。

一方で競合が厳しいという状況はあると思います。昔からある定番の参考書・問題集や老舗の予備校に加えて最近ではネット系のスクールも多くなり、受験生の選択の幅が広がっているようです。Googleの検索上位もほぼこういった定番のものが占めています。

ですが、経験上分かるのですが、これらの参考書や予備校は勉強の中身・コンテンツそのものを教えてくれますが、勉強方法についてはあまり語られることがなく、受験生まかせの印象です。多くの受験生はそれに気が付かず、与えられたことだけをやって毎年不合格を繰り返しています。なにせ毎年合格率15%程度ですので、勉強方法から見直さないとなかなか合格できません。

そういう意味では、勉強方法について書いている自分の本はそれなりに差別化が出来ているのでは?と考える次第です。

 

まとめ

以上の分析から、一番の問題と思うのは、「Publicity」つまり宣伝広告の努力が足りないから、という結論です。このためこの記事を書いた次第ですが、どうやって広告宣伝すべきなのか、試行錯誤は地味に続きます。。。

以上、宅建士試験の本がさっぱり売れないので恥ずかしながらマーケティング分析してみたという話題でした。

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日本人の生産性はなぜ低いのか

今日は3月18日。家族旅行で箱根に来ています。一泊二日で温泉ホテルに宿泊しています。世の中景気が良いのか、ホテルは満室のようで非常に混み合っており、みんな遊んでいるなあと思うわけです。ホテルに来る前には御殿場のアウトレットモールに寄りましたが、そちらもお客さんでいっぱいでした。外国人の観光客の方もたくさんいてとても賑わっていました。

温泉の休憩所にて

 

働き方改革とか裁量労働制とか

今巷では働き方改革とか裁量労働制をめぐる話題が賑やかですが、私の場合もう10年以上裁量労働制というのか高プロというのか、そういう形態で勤務しており、その立場から少し考えを書いてみます。

この議論には働きすぎを抑制したいという点と、人口減少による人手不足を担いたいという点の矛盾した二つの論点が入り混じっているのが特徴のように思います。

人口減少により働き手が少なくなるという問題に対しては、特に女性が働きやすい職場を作ることが大事で、このため働き方改革行なって仕事と家庭の両立を目指すという考え方があると思います。

ですが、働き手が増えたとしても長時間労働になってしまうしまうと結局長続きしないということになりますから、裁量労働制を導入してある程度自由の利く時間の使い方ができるに使用できるようにしよう、と言う発想になるのだと考えます。

ところが裁量労働制は雇う側から見ると「定額働かせ放題」という面があり、この結果この制度を悪用して結局のところを長時間労働させてしまう、というケースがあるのではないかと批判されているわけです。

 

「定額働かせ放題」か「定額怠け放題」か

自分は、この議論には生産性の改善という考え方が必須であると思います。生産性が改善すれば「定額働かせ放題」というのは労働者の側から見ると、より少ない時間の労働でも定額の給料がもらえる制度ということになります。いわば「定額怠け放題」です。

つまり同じ仕事がこれまで8時間かかっていたものが4時間でできてしまう様になれば、その空いた時間はその人の生活や人生のために使うことによって、仕事と生活の両方を充実させることができる事になります。生産性を上げれば上げただけ、総労働時間が短くなり時間単価が高くなるという訳です。

実際に私も裁量労働制で1日4−5時間しか会社の仕事をしていませんがフルタイムとしての給料を頂いています。これでも1人前の仕事ができており、生産性改善をコツコツと工夫して1日8時間も仕事しなくても良くなったのです。

 

生産性が低い日本人

現在されている議論というのは、この生産性の改善についての処方箋が全くないため、働くことが単なる苦役として認識されているように思います。そうではなくて生産性の改善によって仕事と生活の両方の質(クオリティ・オブ・ライフ)を改善していく検討が必要です。

実際のところ、この生産性改善の観点の欠如は全体の問題であり、日本の1人当たり労働生産性は現在OECD 加盟国のなかで21位(2016年調べ)となっており、先進国の中では最低になっています。

 

(出典:公益財団法人 日本生産性本部)

 

このような生産性の低さが結局のところ長時間労働をもたらし、仕事は苦役であるという認識に帰結しています。

ではなぜ日本の生産性がこれほど低いのか。自分のこれまでの経験と観察からは次のようなことが言えると思います。

 

なぜ日本の生産性は低いのか

前任者引き継ぎ文化

芸術家や創業者でないかぎり、自分の仕事を自分の前にやっていた人(前任者)がいます。日本人はかなり忠実にこの前任者から仕事を引き継いで、そのあと疑うこともなくコピーしてしまう傾向があります。どんなに時代遅れで効率が悪いやり方でも、それを見直すことなく毎日繰り返してしまう、そういう習性があるようです。

PDCA が回っていない

Plan-Do-Check-Actionは非常に平易で理解しやすいフレームワークですが、それ故に実施されない傾向があります。これは日本だけという訳ではありませんが、前述に前任者引き継ぎ文化とあいまって、問題点により気がつきにくい、そういう習性があるようです。この問題については過去記事ご参照ください。

効果がメキメキ上がるPDCAの使い方

ITリテラシーが低い

新しいアプリやクラウドサービスが登場しても、なかなか採用しようとせず、遠巻きにみているだけ、批評しているだけ、という人が多いように見受けられます。まずやってみる、の精神が欠如しています。

紙文化

世界でもいまだにFAXを多用しているのは日本だけです。諸外国では博物館にあるようなFAXマシーンが多くの事業所で現役です。FAXが使えないとかありえない、というのが、残念ながら日本の現状です。また、印刷したものを郵送したり、保管したりなど、日本の紙文化は低い生産性の原因です。1日の早くこれが消滅することを願うばかりです。

ミーティングが好き

生産性が低い人というのは集まって話すのが大好きです。この結果井戸端会議と変わらないようなミーティングが召集されます。基本的にアップデートとか情報共有目的のミーティングはメールなどで代用したほうが効率的であり、往々にして無駄です。私もこの手のご招待はなるべくお断りするようにしています。

電話が好き

電話は相手の時間と集中を奪う低生産性のデバイスです。にもかかわらず、電話をかけてしまう人が後をたちません。自分は基本的にかけることも、多くの場合出ることもしません。着信履歴を見て、手が空いたときに「御用は何ですか?」とメールします。たまに、「お時間のよろしいときにお電話ください」という留守電がありますが、何の用件かも分かりませんし、基本無視します。この場合も「御用は何ですか?」とメールします。相手のアドレスが不明の場合、申し訳ありませんが何の返事もしていません。

勤勉勤労の思想教育

多くの方は子供のころから、勤勉勤労は美徳とする教育を受けています。働かざるもの食うべからず、という訳です。本当は、働かないで儲かるのが一番なのに。この思想教育のおかげで、生産性が低いことについて疑問が持ちにくいようです。一生懸命働いてさえいれば、効率など関係ないからです。結果としてラットレースに参加していることが安心材料になっています。この問題についてはkちらの本に詳しいです。

抽象的に考えるのが苦手

日本人は特に欧米人と比べて、教育レベルが高い層であっても、抽象的に考えるのが苦手のように見えます。雑多な出来事に共通する性質を洞察したり、物事を俯瞰して見たり、そういう抽象化が苦手です。これも学校教育の後遺症なのかもしれませんが、目の前の具象に集中して、前後や全体が見えないので、最終的に生産性が上がりません。日本からはノーベル賞の学者先生も多く出ているので、全員が苦手ではないのでしょうが、平均すると苦手という感じです。

人生を楽しむという発想の欠如

長時間労働に甘んじてしまうのは、そもそも人生を楽しむという発想が無いから、という気がします。ですが、この点については、前述のとおり最近は改善の傾向があるように見えます。箱根の温泉ホテルなどは平日にいっても、結構混んでいて、みなさん人生を楽しんでいるなあと感じます。重要なことは生産性を改善して、その余った時間を楽しんでいるかどうか、です。そうでなければ、単なる怠け者です。

 

自分だけでも振り切る努力を

あれこれと書いてきましたが、日本で生まれ育って日本にいる、というだけで生産性が低くなりがちなのが、残念ながら現状です。そこに流されるのではなく、自分だけでも振り切って生産性を上げる努力が必要です。電話に出ないとか、当然世間の風当たりも強くなるわけですが、たった一度の自分の人生です。自分で納得のできる充実したクオリティ・オブ・ライフを目指すのが良いのではないでしょうか?

 

以上、日本人の生産性はなぜ低いのかという話題でした。

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効果がメキメキ上がるPDCAの使い方

PDCAというと基本的すぎて甘くみてしまいがちです。ですが、これを使いこなしている人は少ないのではないでしょうか。下記の書籍にあります通りPDCA を少しずつでも上手く使うと非常に大きな効果が得られます。

今回は私が実践しているやり方を紹介します。

 

私のPDCAのやり方

上述の本でも解説されている通り、大きなサイクルと小さなサイクルを組み合わせて使うのがポイントです。私の場合、大きなサイクルは3ヶ月間です。そして中くらいのサイクルは1ヶ月間です。一番小さいサイクルは1日間です。

3ヶ月より長い期間設定も良いと思いますが、自分にとっては間延びしてしまいますし、勤務先の人事システム上の報告が3ヶ月(四半期)単位ですのでそれに合わせてこのようにしています。さらに、1ヶ月単位の報告も実務上必要なので、このサイクルを採用しています。

また1日ごとの PDCA は毎日の時間配分や成長をモニターする目的で行っています。毎日のPDCAというのはかなり忙しいですが、簡便的なやり方を採用して時間をかけずに行っています。毎日10分程度で済ませています。

このようにそれぞれの単位の計画と目標を立てて実行し、結果を検証することで成長の速度を早めることができます。私の場合、たまたま3ヶ月、1ヶ月、毎日の3種類になっていますが、人ぞれぞれの事情に応じてその辺はアレンジしたら良いでしょう。

そして3ヶ月、1ヶ月、毎日のPDCAは同じツール上で互いに関連させて管理するようにします。結局毎日のPDCAの積み重ねを1ヶ月集計したものが1ヶ月のPDCAになり、これを3ヶ月集計したものが3ヶ月のPDCAになるので、作業の重複を避けて効率良く回せるようにします。

PDCAを回す上で重要なポイントは数値目標を設定する、ということです。特に3ヶ月や1ヶ月など比較的長い期間のPDCAについては数値目標が必要です。数値目標には自分以外の他の要因で影響してしまう可能性があるもの(一般指標と呼んでいます)と、自分の努力行動だけで影響させられるもの(行動指標と呼んでいます)があります。例えば、一般指標は「売上100万円を達成する」、で行動指標はそのために「顧客を10回訪問する」です。

一般指標は若干抽象的で、自分の努力以外の要素が影響してしまうものです。売上の例でいえば、景気とか商品の競争力などです。これに対して、顧客訪問回数は主として自分が努力すれば良いだけと言えるでしょう。

PDCAの数値目標は長期の周期に対して一般指標を選び、それをブレイクダウンした具体的な行動指標を中期・短期の周期に対して選ぶと連動が効き、うまく行きます。

一方、毎日のPDCAについては私は数値目標を設定していません。この理由は、ひとつには10分程度という短時間でPDCAを回したいため、数値を計測している時間が惜しいからです。大体毎日ツール上でぱぱっと書いて終わりです。逆にこのくらいでないと続きません。

もうひとつの理由は、目的が違うからです。毎日のPDCAは自分がどの仕事にどのくらい時間を使ったのか、ワークとライフのバランスがとれているか、インプットとアウトプットのバランスがとれているか、急ぎでないけど重要な作業に時間が割けているか、などを検証するためにやっています。

毎日このPDCAをやると、「ちょっと仕事しすぎだな、家族の時間が少なかったかな」とか「急ぎの仕事ばかりして重要なことをしてないな」とか反省して翌日に自分で自分を修正できます。この積み重ねが人生の質を高めると期待しています。

 

PDCAにはあなたの全てを組み込もう

もうひとつ大事なポイントはPDCAは自分の生活の全てにおいて実施する、ということです。会社の仕事だけでなく、生活や趣味などそういった仕事以外のことも含めて、毎日・1ヶ月・3ヶ月のサイクルに組み込みます。

私の場合でいうと、運動の習慣が維持できているかどうか確認するため、1ヶ月のPDCAではジムに行く回数を目標設定して取り組んでいます。そして、毎日のPDCAではジムや散歩の記録を残し、毎月運動した回数を集計してチェックしています。目標に達していなければ、何故だったのか考え、翌月のプランに反映させます。

さらに今スマホのフリック入力のスピードアップに取り組み中なのですが、こういうものも1ヶ月のPDCAでは練習用アプリのレベルを指標としてセットし、毎日予定を組んで練習しています。3ヶ月のPDCAでは一分あたりの入力文字数を何文字以上のように目標設定しています。

このように生活に関することであろうと、趣味に関することであろうと、目標を決めてPDCAを回していけば、それぞれの分野で確実に成長していくことができます。

 

私が使っているPDCAツールを紹介

自分のPDCA用にExcelのマクロを使ったツールを作りました。このツールのうち、毎日のPDCA管理部分のツールをPDCAテンプレートとして無料で提供しています。非常に簡単なツールですので、よろしかったらダウンロードページからダウンロードしてお試しください。

PDCAテンプレートの著作権は放棄しますので、それぞれの事情に合わせてマクロも含めご自由に変更して使って頂いて大丈夫です。ただし、ツールの使い方はツール内の「使い方」タブに書いてあるとおりですので、これ以上のサポートは行っていません。ご相談頂く場合は、有償になりますがこちらの「メール・コンサルティング」をご検討ください。

以上、効果がメキメキ上がるPDCAの使い方という話題でした。

 

説明資料は「統計学」で味付けするとぐっと美味しくなる

世の中で統計学を知っている人とそうでない人の割合はどのくらいでしょうか。経験的には圧倒的多数は「知らない」人です。知っていたとしても小学校で習う「平均」ぐらいです。多数のデータを一言で表現する手段は多々あるのですが、多くの人が平均しか分かりませんので、結局伝える方も平均を使ってしまうということになります。

ですが、ここで「統計学」を使ってちょっと別の方法を使えば、あなたのプレゼン資料や報告書をぐっと美味しく味付けすることができます。説得力が増して、聞き手に感心してもらうことができるのです。

 

有意な変化とは

ある業務の品質に関するデータがあったとします。そして品質改善活動を行って、またその業務の品質に関するデータを取得したときに、どうすれば改善活動の効果があったといえるでしょうか?

ここで通常使われるのが、平均です。データを全部足して個数で割れば平均が求められます。例えば、不良品の個数の平均値が小さくなれば、改善活動の効果があった、ということになります。

本当でしょうか?たまたまかもしれませんよね?

ここで登場するのが「T検定」(てぃーけんてい)です。

 

T検定の意味

T検定とは、Wikipediaによると、次のように定義されています。

t検定(ティーけんてい)とは、帰無仮説が正しいと仮定した場合に、統計量がt分布に従うことを利用する統計学検定法の総称である。母集団正規分布に従うと仮定するパラメトリック検定法であり、t分布が直接、もとの平均標準偏差にはよらない(ただし自由度による)ことを利用している。2組の標本について平均に有意差があるかどうかの検定などに用いられる。統計的仮説検定の一つ。

何のことかさっぱり分かりませんよね。でも安心してください、要するにExcelにデータを入れて計算させて、計算結果のある数値「p値」(ぴーち。英語だとp-value)だけを見て、統計学的に見て本当に改善されたと言えるかどうかを判定できれば良いのです。

統計学的に見て本当に改善されたと言えることを業界用語で「有意差がある」といいます。あるいは差が有意である、と言ったりします。つまり意味のある差が生じているということです。

有意差あり、となったら、皆さんはプレゼンや報告書で、「T検定により統計学的に改善されたことが証明されました」と言う事ができます。これで、統計を知らない人が見れば、大抵圧倒されてしまい、「なるほど、それはすごい」と簡単に納得してくれます。

皆さんやプレゼンや報告書を見る人が統計学に精通している必要はありません。ただ利用するだけで「虎の威を借る」状態にすれば良いのです。

 

T検定の具体例

ExcelでT検定を実施するには、「T.TEST」関数を利用するのが簡単です。T.TESTは次のように計算します。

=T.TEST(改善前のデータ範囲, 改善後のデータ範囲, 2, 1)

この計算結果がp値です。

p値が0.05より小さければ、「有意差あり」すなわち改善効果があったと翻訳します。

また、p値が0.05以上であれば、「有意差なし」すなわち改善効果がなかったことと翻訳します。

下図の具体例では改善前と改善後で10個のデータを比較しています。改善後1の例では、平均値は5.7から4.8に下がったのですが、p値は0.30程度であり0.05以上ですので、すなわち「有意差なし」、統計学的には改善効果がなかったということです。平均は1近く下がったのですが、統計学的にはたまたまという判断です。

一方、改善後2の例ではp値は0.018程度まで下がり、0.05より小さいですので、すなわち「有意差あり」、統計学的に改善効果があったと言えます。

たったこれだけのことですが、十分に強力ですね。皆さんの説明資料の説得力が増すことでしょう。

もちろん統計学上の背景や細かい説明、またT.TEST関数についての細かい説明などもありますが、ここでは割愛します。興味があるという方や、念のため予備知識を備えておきたい方はググってみるか、下記のような書籍でお勉強を。表紙がちょっと照れますが、自分はこの本で十分勉強になりました。お勧めです。

 

 

以上、説明資料は「統計学」で味付けするとぐっと美味しくなる、という話題でした。

 

給料が上がらない?それなら時間単価を上げよう

最近なかなか給料が上がらないなー、という人は生産性を上げて時間単価を上げることを考えましょう。

過去10年間の平均給与と日経平均の動き

ここ最近は大手企業の業績改善のニュースが多く、だんだん景気回復効果が出てきそうな感じではあります。ですが、その効果が小規模事業者や家計まで回ってくるのか?というと、そう簡単な話でもないようです。

下図は過去10年間の平均給与(万円)と日経平均(円)の動きをプロットしたものです。日経平均はその年の最高値です。

(データソース:国税庁ホームページ)

これを見ますと、景気が落ち込むときは給料は減り方はシャープに下落していますが、景気が良くなってきても給料の上がり方は鈍い、なかなか上がらないという感じになっています。これが庶民の感覚とのズレということでしょうか。

現時点(2017年11月2日)で日経平均は22500円を超えているわけですが、景気が回復しても実際にはなかなか給料は上がってこないよね、というのが大方の感想だと思います。

 

給料が上がらないなら時間単価を上げよう

自分も同じ感想を持っていたのですが、あるときふと「給料の総額は上がらなくても、時間単価は上げられるな」と考えたのです。例えば、ふだん8時間かかる仕事を4時間で終えることが出来たら、給料が同じでも1時間あたりの給料は2倍になったことになります。

だったら自分の仕事のやり方・働き方を変えて、生産性を上げることをモチベーションにした方が良いなと。給料が上がらないのはある意味前提条件なので、働く時間を徹底的に短くすることを考えよう!と考えたわけです。

もちろんこの考え方が出来ないタイプの仕事をしている人も多いと思います。何時から何時までと就業規則で縛られている場合や、アルバイトのようなそもそも時間給の契約の場合は、最初から無理な話です。

ですが、もしいくらかでも自分の裁量で仕事ができる境遇であるならば、その分短く仕事して(アウトプットは時間を短くしても100%出す必要がありますが)、自分の単価を上げる方向に努力・工夫するのがお勧めです。

 

私の生産性アップ作戦

自分の場合は正社員の仕事の標準労働時間は1ヶ月あたり8時間x20日=160時間(有給休暇を含めて)です。1ヶ月である一定の成果(アウトプット)を出す必要がありますので、かつてはこれを160時間で割り振って取り組んでいた訳ですが、生産性を徐々に改善した現在、仕事に使った実時間を毎月集計して確認しますと、月に80~100時間くらいで同程度の成果が出せています。

結果さえ出ていれば、マネジメント(仕事を提供する側)にとって特に不満は無いので、問題は起きていません。むしろ時間をだらだら過ごすより結果を出すことにフォーカスするようになったので、評価が良くなっているような気がします(思い過ごしかもしれませんが)。

ではどうすれば、こういった生産性の改善ができるのか?ということになります。私自身試行錯誤の身なので、まだ何が正解か良く分からないのですが、一例として自分が取り組んでいる生産性アップ作戦を少しご紹介します。

  • 毎日PDCAを回す。といっても複雑な話ではなく、簡単なツールを使って毎日の1時間単位スケジュールを決め、そのとおり実施していきます。実施できなければ反省し翌日に改善するようにします。
  • 正社員の仕事に割り振る時間を1日あたり4-5時間程度に設定し、なんとかこの時間内で終えるようにする。この時間内で会議やメール処理、資料作成などこなします。
  • 自分が予定した一日の仕事が終われば、さっさと切り上げてしまいます。切りあげた後に入ってきたメールや連絡はよほどのことが無い限り、翌日送りです。というより、夕方以降は会社のメールは見もしません。
  • よく「至急」とか「急ぎで」というリクエストが入ってきますが、ほとんど無視しています。多くの場合結果的に大して急ぎでないからです。
  • 上記と同じですが、「電話」に出ません。ホリエモンさんが著書「多動力」の中で書いていますが、電話ほど集中を途切れさせる邪魔なものはないです。たまに留守電に「後で電話ください」などと用件も言わずに入れる人がいますが、基本無視してます。
  • 会社の席で仕事しない。席にいると突然やってきて話そうとする人がいるから、です。これも集中力をそがれてしまう要因です。本当に必要な用件なら、後でメールなどで連絡が来ますので、それで対応しています。
  • 最近のクラウド環境、IT、モバイルデバイスをフルに活用して生産性を上げる
  • 体調の維持に心がける。体調が悪いと集中できず、生産性が落ちます。何をするにもそうですが、健康第一です。

 

このように多少社内でひんしゅくを買う悪役(ヒール)のように思われるかもしれませんが、そんな空気を読んで周りに忖度することよりも自分の人生を生きるほうが大切です。もし、自分の場合はどうやったら改善できるでしょうか?と思われる場合にはワンショット・コンサルティングにて相談に対応しますので、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

以上、なぜ生産性を上げるのか?時間単価を上げるためです、という話題でした。

 

平均だけ使ってはダメ!改善効果のアピール効果を倍増する方法

何かの改善の前と後でデータがある場合に、改善に成果をどうやって評価すると良いでしょうか?経験上多くの人は「平均」を使って評価します。不良品数の平均が下がったから改善しましたとか、テストの平均点が同じなので改善しませんでしたとか、そういう具合です。

ですが、本当にそうでしょうか?

実は平均を比較するだけでは不十分なことが多いのです。下図で確認すると、上のデータと下のデータでは平均値は同じです。この場合平均だけで比較してしまうと、改善効果無しと判断されてしまいますが、下のデータのほうが「ばらつき」が無くなって改善効果があったという見方もあり得ます。

「ばらつき」を使おう

このようにデータの平均だけで評価するのではなく、データのばらつき具合がどの程度収束したのか、も評価すると良いです。ばらつき具合が小さくなったということは、均質なアウトプットが出せるようになったということを意味しており、良いこともあれば悪いこともある、という行き当たりばったりの状態から、品質が一定のレベルでマネジメントできるようになったということです。

このように平均値の上下変動に加えて、ばらつきの変化を使って改善効果をアピールすると説得力が増します。

ばらつきの変化を簡単に表現する方法は2つあります。

  1. 図で示す。上記のようなグラフをExcelで書けば一目瞭然です
  2. 標準偏差を計算する。ばらつき具合というのは数値表現では「標準偏差」で行います。といっても難しい話ではなく、データをSTDEVPという関数に入れると自動で計算してくれます。この標準偏差が小さくなっていれば、ばらつきが減ったという意味です。

まとめ

統計学のエッセンスをちょっとだけ加えるだけでも、そのアピール度合いが大きく変わってきます。なぜならあなたの発表を見る人(上司やお客様など)は大抵の場合統計学に詳しくありません。このため、「標準偏差」などと言うだけですごい事に感じられ、納得してくれるのです。たまに大学院で統計学を勉強しました、とかいう人がいたりしてびっくりしますが、かなり稀です。堂々と統計学のエッセンスを入れて、説得力を倍増しましょう。

以上、平均だけ使ってはダメ!改善効果のアピール効果を倍増する方法という話題でした。

小さなお店・個人事業主はクラウドサービスで手間を省こう

2017年10月20日、東京・秋葉原で開催されまして会計事務所博覧会2017に参加してきました。特に興味があったのが、税理士事務所や小さなお店、個人事業主がどんなクラウドサービスを使っているのか?ということでした。

こういった小規模な事業の場合、どうしても本来時間を使うべきこと以外のことをどれだけ効率的にさばけるのか?が重要な課題であり、そのために最近のインターネット・クラウド時代ではこれを使ったサービスをうまく活用することが求められます。

ご注意:以下は2017年10月時点での情報です。

 

各サービスをサマリー

スマレジ  https://smaregi.jp/

  • クラウド型のPOSレジ。スマホやタブレットにアプリをダウンロードして使うことができる。1店舗のみだが、無料のプランがある
  • 割引販売やセット販売など様々な業種の様々な販売形態に対応し、消費税の軽減税率販売にも対応している。売上のリアルタイム集計や期間集計を見ることができる
  • 別途レシートプリンターを組み合わせてレシート出力ができる
  • 別途スマレジ・ペイメントの契約をすると各種クレジットカード決済もできる(手数料3.24% 月額無料)
  • 複数店舗や他システムと連動(API)させる場合、月額4,000円のプレミアムプランが必要となる
  • Freee・マネーフォワードとの連携あり

 

エアレジ https://airregi.jp/

  • クラウド型のPOSレジ。スマホやタブレットにアプリをダウンロードして使うことができる。エアレジは全ての機能が無料
  • 基本レジ機能や売上分析に加えて、顧客管理、在庫管理、クレジットカード決済も可能。消費税の軽減税率販売にも対応している
  • 別途レシートプリンターを組み合わせてレシート出力ができる
  • クレジットカード決済にはAirペイの契約が必要(手数料3.24% 月額無料)。Suicaなどの電子マネー、中国のAlipayやLine Payにも対応している。
  • 一定の外部サービスとの連携はあるが、APIによる連動はできない
  • Freee・マネーフォワードとの連携あり

 

Square (スクエア) https://squareup.com/jp

  • スクエアPOSはスマホやタブレットにアプリをダウンロードして使うことができる。Square Reader (IC カードリーダー 4,980円 キャッシュバックあり)をスマホやタブレットに挿してクレジットカード決済(手数料3.25% JCBのみ3.95% 月額無料)が可能。別途レシートプリンターを組み合わせてレシート出力ができる
  • ブラウザ決済は、パソコン上でクレジットカード決済(手数料3.75% JCB対応なし月額無料)が可能
  • スクエア請求書はWebサイト上で請求書の作成が可能(無料)。メールで客先に送付し決済してもらう。顧客はそのままオンラインでクレジットカード決済(手数料3.25%)できる。紙が必要な場合は印刷する
  • Freee・マネーフォワードとの連携あり

 

Misoca (ミソカ) https://www.misoca.jp/

  • クラウドで見積書・納品書・請求書の作成ができるサービス
  • PDFを発行してメールで客先へ送付できる
  • 月間5通までなら無料
  • 紙に印刷して封入・郵送までしてくれる。ただし有料プラン(年額8,000円から)が必要

 

STREAMED(ストリームド) https://streamedup.com/individual

  • 領収書やレシートを会計データにしてくれるサービス。スマホやタブレットにアプリをダウンロードして、またはウェブ上で使うことができる
  • 領収書やレシートを写真撮影またはスキャンして画像を送ると、1営業日でデータ化してくれる。これをCSV出力して会計ソフトに取り込む
  • 機械ではなく人が入力しているので精度が高い
  • 月5枚までなら無料だがCSV出力はできない。プロプランライトに加入すると月額300円で6枚目から1枚30円で処理で、プロプランなら月額1950円で1枚20円で処理してくれる。月170枚(総額5250円)以下ならプロプランライトのほうがお得

 

Webレター http://www.post.japanpost.jp/service/webletter/

  • 日本郵便が提供している請求書やDMの発送サービス。Webサイトからデータをアップロードして利用する
  • 宛名印字・切手貼付・封筒詰め・投函発送といった一連の業務を代行してくれるもの
  • A4サイズ白黒印刷1ページ97円から
  • システム連携はオービックビジネスコンサルタント社の「商奉行i10」で作成した請求書で可能

 

まとめ

他にも目的用途によって様々なクラウドサービスがあると思います。自分の時間を本業や大事なことに集中させて、それ以外のことはこういったサービスを使って効率化するのは良いことです。

リアル店舗で現金やカード決済がメインであれば、スマレジかエアレジを導入してFreeeやマネーフォワードのような会計アプリと連携させると日々の売上集計や記帳の手間が相当省けるでしょう。

サービス業やオンライン店舗であれば、スクエアを使ってWeb決済したり、紙の請求書を求めてくる顧客にはMisocaやWebレターを使って請求処理をすれば低コストでかつ手間も省けます。

さらに費用・支出については領収書やレシートをSTREAMEDでデータ化してFreeeやマネーフォワードのような会計アプリにアップロードすれば、記帳の手間が省けますね。

実際の業務内容に即して何をどのように組み合わせればベストなのか、ご相談頂ければと思います。

以上、小さなお店・個人事業主はクラウドサービスで手間を省こうという話題でした。

 

小さな業務改善ならブレインストーミングとアフィニティダイアグラムを使おう

小規模な業務チームにおいて改善活動(QC活動・小集団活動)を行いましょう、というのはよくあることです。このとき役に立つ方法が、ブレインストーミングとアフィニティダイアグラムをセットで行うというやり方です。

 

ブレインストーミングのやり方

ブレインストーミング(Brain Storming)は有名なので、ご存知の方も多いと思いますが、簡単に言えばアイデアの洗い出しを行うことです。設定された問題に対する解決策をアイデアとして出していきます。

通常は付箋(75 cm x 75 cm以上のやや大きいものがお勧め)などの紙に1つのアイデアずつ書いて、ホワイトボードや机の上に出していきます。多様な観点を持った人の意見を出したほうが良いので、通常は複数のメンバーを集めて実施します。3人寄れば文殊の知恵ということです。ワイワイガヤガヤ賑やかにやりましょう。

アイデアを出す際の重要なルールは、決して他人のアイデアを批判しないこと、です。批判は後回しにしてとにかく考えうるアイデアを出し尽くします。これはちょっと言い過ぎかなとか、非現実的かな、とか余計な心配はせずにどんどん出します。自制してはいけません。

もしアイデアが出にくいようであれば、あらかじめアイデアの柱を上げておくと良いです。例えば、「出荷ミスが多い」という問題の解決策を考える場合であれば、「人の問題」「ツールの問題」「業務手順の問題」など、あらかじめ柱となる事柄を決めておくと、その柱に関した解決策を出しやすいです。ただし特定の柱に限定するのではなく、「その他」のような自由な場所も用意しておきます。

ブレインストーミングは比較的短時間に実施できますが、一通りアイデアが出きったなと思ったら、すこし放置するのがお勧めです。1-2日そのまま放置して、後から思いついたこと、よく考えたら出てきたことを追加します。

こうしてブレインストーミンが完成です。多くの場合、それで満足してしまっておしまい、改善策を考えましょうとなるのですが、実は次に説明するアフィニティダイアグラムを続けて実施すると、さらに効果的です。

 

アフィニティダイアグラムのやり方

アフィニティダイアグラム (Affinty Diagram)は、アイデアを整理するテクニックです。ブレインストーミングではとにかくアイデアを出すことにエネルギーを集中しますので、その結果ホワイトボードや机の上には付箋が乱雑に散らばった状態になります。

これらを似たもの同士でグループ分けしていきます。中には別々のメンバーが出した全く同じアイデアもありますので、そういうものは付箋を重ねてしまい1つにしてしまいます。グループの作り方は、ホワイトボードであれば線で囲んだ領域に付箋を集めます。机であれば、模造紙とか台紙を使って領域を分けて区別します。

似たものが集まったら、各グループに解決策の名前をつけます。「作業手順変更」とか「出荷伝票のレイアウト見直し」とか、そのグループの特徴が一目で分かるようにします。

こうすることで、ブレインストーミングで発散したアイデアが幾つかの解決策グループに集約・整理され、取り扱いしやすく、次のステップに進みやすくなるのです。

 

解決策の優先順位の付け方

アフィニティダイアグラムで解決策グループが整理できたら、次のステップはどの解決策を実施するのか検討することです。解決策のなかには、非現実的なものもあるでしょうから、そういったものは直近のアクションとしてはふさわしくありません。

まずは、ヒト・カネ・モノの3種のリソースに照らしてどれから着手するのが最も現実的で効果的か考えます。厳密には、それぞれの解決策についてヒト・カネ・モノの必要量と期待される効果を数値化して行いますが、そこまではやっていられないという場合もあります。

そのような場合に手っ取り早く優先順位をつける方法を2つ紹介します。

  1. トーナメント方式。例えば、解決策がA, B, C, Dの4つあったとして、これらのトーナメントで考えます。つまり、A対Bならどちらの勝ちか?C対Dならどちらの勝ちか?と考えて、BとCが勝ち上がったのであれば次にB対Cならどちらの勝ちか?と考えます。最終的にCが勝ったなら、Cを最優先で実施するということになります。もうちょっと手間をかければ、総当たり戦で決めるという手もあります。
  2. 100円テスト方式。もし各メンバーが100円を解決策に投資するとしたら、どれにいくらずつ投資するか?で集計していきます。各人が100円ずつもっていますので、5人でやれば総額は500円です。その500円が上記の例ではA, B, C, Dにどのように配分されるか集計して、最も多額を集めた解決策を優先して実施します。

経験上、以上の2つのやり方でも精度高く、優先順位を設定することができます。時は金なりですので、のろのろ検討するよりも早く実施に移したほうが成功の確率が高まります。簡単なやり方ですが、是非お試しください。

私はこういった業務改善のノウハウについて多く経験しています。ご相談などありましたら、下記の問い合わせフォームよりご連絡ください。お役に立てれば幸いです。

 

 

会社の安全性をチェックするための指標

会社の経営を評価するうえで重要な観点のひとつはその会社の安全性です。安全性とは支払能力があるかどうか、何かあったときに簡単に倒産したりしないかどうか、ということです。自身が会社を経営する場合はもちろん、取引先を見たり投資先を見たりする場合にもこの安全性をみて、適切な経営が行われているかどうかチェックします。

この安全性についてはいろいろな書籍やWebサイトで解説されていますが、今回は「1秒で財務諸表を読む方法(実践編)」で紹介されていた内容について、自分自身の備忘も兼ねてまとめます。詳しくはこちらの書籍を参照なさってください。

安全性の分析指標

まず、安全性の分析指標について。以下の4つがあります。

  1. 手元流動性
  2. 当座比率
  3. 流動比率
  4. 自己資本比率

そして短期的な安全性を示す手元流動性から長期的な安全性を示す自己資本比率まで、1→2→3→4の順番で検証していきます。

 

手元流動性

手元流動性(比率)は、(現預金+すぐに現金化できる資産+すぐに借りられる与信枠)の合計をその会社の月商で割った値です。つまり、1か月分の売上に対して、すぐに支払いに回せるキャッシュがどれくらい(何か月分)あるのか?ということになります。中小企業の場合、これが1.7ヶ月程度を超えていれば安全とされます。

 

当座比率

当座比率は、当座資産を流動負債で割った値です。当座資産は(現預金+売掛金+受取手形+有価証券-貸倒引当金)の合計額です。これらは比較的容易に(1年以内に)現金化が可能な資産で、手元流動性の場合と異なり、売掛金・受取手形・有価証券など多少のリスクが伴う資産も含みます。つまり、比較的容易に現金に換えられるものが1年以内に返済予定の流動負債をどれだけカバーできているか?ということになります。中小企業の場合、これが90%程度を超えていれば安全とされます。

 

流動比率

流動比率は、流動資産を流動負債で割った値です。流動資産は上記の当座資産に棚卸資産を加えたものです。棚卸資産は主に在庫や原材料ですので、現金化まで時間がかかります。このため、棚卸資産を考慮した流動比率はより長期的な安全性ということになります。中小企業の場合、これが120%程度を超えていれば安全とされます。

 

自己資本比率

自己資本比率は、純資産(自己資本)を総資産(自己資本+他人資本)で割った値です。自己資本とは社長が自分で準備した元手、株主から出資を受けた資金です。これに対して他人資本とは主に銀行からの借入金などです。借入金はいずれ返済する必要がありますので、自己資本比率とはつまり総資産のうち、中長期的にみて当面返済の必要が無い金額の割合ということになります。中小企業の場合、どうしても借入が多くなりますので、これが20%程度を超えていれば安全とされています。ただし、投資先や出資先を選定する場合は相手先の自己資本比率が50%程度を超えていることが望ましいとされています。