この記事は「電子契約書って何ですか？どういう準備をしたら導入できますか？メリットは何ですか？」といった疑問に答えます。
目次
契約書を「PDF」ファイルの電子契約だけで済ませる方法
新型コロナウイルスの感染防止のため、テレワーク（リモートワーク）を実施している会社が多くなっています。テレワークをしばらく続けた結果、むしろ「なんで今まで会社に行っていたのだろう？」というくらい、むしろ効率が良くなってしまった、人生が充実してしまったという方も多いです。私もそのひとりです。
そのような場合でもどうしても問題になるのが、日本社会特有の「紙」の扱いです。特に契約書の紙と押印がどうしてもあり、やむを得ず決死の覚悟で出社しているという方もいるでしょう。
そこで、紙の契約書に代わってこれから主流になるであろう「電子契約」について、2－3分で分かるように整理してみます。
電子契約とは
契約書は従来から「紙」で作成して「押印」することで、契約の意思表示を明確にしてきました。ですが、近年では法改正により電子的に契約書を作成してもこれと同じ効力が認められています。
電子的な契約書とは、例えば一般的には「PDF」形式のファイルですが、普通のPDFファイルならいくらでも複製したり改ざんしたり出来てしまい、法的な効力を持つ契約書としては役不足です。
そこで、「電子サイン」または「電子署名」と、署名をした時間（「タイムスタンプ」といいます）をPDFファイルに暗号化して埋め込んで、それをもって法的な効力を持つ契約書としましょう、というルールになりました。これが電子契約です。
電子契約書の作り方
電子契約書を作る場合、一般的には各社から提供されている「電子契約システム」を利用します。その理由は、法令への準拠やセキュリティ基準など一定のハードルを乗り越える必要があり、これを自社で賄うのは非現実的だから、です。既存のシステムを利用するほうが、安全・確実にこういったハードルをクリアできます。
電子契約システムの中でPDF形式の契約書に電子署名やタイムスタンプを付加して、取引先に確認署名してもらったり、保管管理することができるようになっています。通常、電子契約システムの費用負担は自社側で行い、契約の相手方にはシステムにアクセスしてもらいますが、費用負担はありません。
「電子契約システム おすすめ」などと検索すれば、各社のサービスを比較することができます。小規模事業者向けのものから大手企業や公的機関が使うようなものまで、各種ありますが、小規模事業者が比較的簡単に導入できるものでは、「NINJA SIGN（ニンジャサイン）」と「GMO電子印鑑Agree」があります。
NINJA SIGN（ニンジャサイン）
「NINJA SIGN（ニンジャサイン）」は契約のフローを一元化する、ワンストップ電子契約・契約管理サービスです。
名前がちょっとあれですが、しっかりしたサービスです。契約書の署名から管理まで本サービスだけで対応できるようになります。
固定料金で、何通でも契約書を登録することができ、数クリックで簡単に署名や送付ができます。相手方は登録不要で、検索や期限管理も簡単にすることができます。
小規模事業者であれば、「Lightプラン」（月額4,980円）が良いです。無料で使える「Freeプラン」もありますが、お試し版であり実用的ではありません。また、この「Lightプラン」についてはソースネクスト社がオリジナル・プランとして特典付きの年間ライセンス（年額59,000円）も販売しています。
私個人としては、このソースネクストのオリジナル・プランが内容的に過不足なく、小規模事業者にとってコスパの観点でももっともお得な選択肢と考えます。詳しくはソースネクスト公式サイトより内容をご確認ください。
ソースネクスト公式サイトにて、「製品」タブをクリック、検索窓で「NINJA SIGN」と検索ください。
GMO電子印鑑Agree
「GMO電子印鑑Agree」はNINJA SIGNに比べると、やや規模の大きな導入を想定しています。基本的な内容はNINJA SIGNと同様にワンストップ電子契約・契約管理サービスとなっていますが、契約書をSalesforce.comのような営業管理システムと連携して運用したりといったことが可能になります。
導入実績も豊富で信頼性が高いです。ですが、その分コストが高くなり「レギュラープラン」で月額10,000円となります（記事執筆時点でコロナ対応のため無料開放中です）。やはり無料プランもありますが、あくまでお試しであり、実用的な運用には向きません。
印象としては、社員数10人以上で事業内容から契約書の本数も多いような場合であれば、GMO電子印鑑Agreeのほうをおすすめします。詳しくは公式サイトより資料をご請求ください。
電子契約のメリット
電子契約を導入すると、次のメリットがあります。
- 「紙」のやり取りや管理から解放される。管理スペースや紛失などがなくなります。
- セキュリティが向上。電子契約書をクラウド保管するのが最も安全です。
- 契約書管理が楽になる。検索しやすく、期限管理なども自動化されます。
- テレワークに最適化されて出社不要になる。ウイルス感染のリスクを冒して押印のために出社という必要がなくなります。
- 印紙税が非課税となる。電子契約なら原則として印紙税の課税文書に該当しません。契約本数が多いと結構な金額のコスト削減になります。
電子契約のデメリット
一方、デメリットとしては次のことが考えられます。
- 電子契約システムのコスト負担がある。どこのシステムを契約するかによってかかる費用は様々です。コスパを評価する必要があります。
- 取引先が受け入れてくれない可能性。相手方の考え方が古いと電子契約不可というところがあるかもしれません。
- 「紙」が手元にある利便性・安心感がなくなる。どうしても紙が必要なら控えを印刷しておけばよいです。
やはり、コスト面が一番気になるところですので、各社より資料を取り寄せて詳しく検討する必要があります。
以上、契約書を「PDF」ファイルの電子契約だけで済ませる方法、という話題でした。Withコロナ時代においては、オフィスを解約して全社員がリモート勤務という会社も出てきています。それで問題なく業績があがり、従業員が幸福なら何も申し分ありません。そういった時代に「紙」と「押印」の文化も廃れていくことでしょう。
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