この記事は「国がハンコは不要と言っているらしいですが、どういうことでしょうか？ではどうすれば良いですか？」といった疑問に答えます。
目次
ハンコがオワコンに
内閣府が法務省・経済産業省と連名で2020年6月19日に出したこちらの資料は、一定の衝撃を持って受け止められました。
なぜなら以下のことが明記されていたからです。
「私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない」
今回はなぜこれが重要なのか、今後の契約書の作成にどういったインパクトがあるのか、以下に解説します。
特別なことは言っていない
そもそもこのQ&Aに書かれていることは法律に詳しい人にとっては「当たり前」のことです。最初から民法上も契約は書面で行う必要はなく、書面にするのは法律で決められているというよりも、当事者が純粋に後日の紛争を防止するため、だったからです。
紙に2通印刷してそれぞれ持っておくことで、「証拠」として機能すると考えられていた訳です。
誰がそう考えてきたかというと、昭和の昔からずっとそうやって来た会社の契約部や法務部といった堅い人たちです。前任者引継ぎ文化の担い手たちですが、それが気の毒なことに「完全否定」となったのです。
ハンコの証拠能力とは？
本来「証拠」としての機能を求めるのであれば、ハンコを押すぐらいでは不十分なはずです。なぜなら目の前で押印しない限り誰が押したハンコか分かりませんし、やろうと思えば偽造も可能でしょう。
このため、同Q&Aでは次のように述べています。
「形式的証拠力を確保するという面からは、本人による押印があったとしても万全というわけではない」
まったくもってごもっともです。
もしハンコを押して証拠にしたいのであれば、少なくとも代表者が「実印」を押印して、「印鑑証明書」を付けるくらいしないとダメです。いわゆる角印と言われる会社のハンコを押すぐらいでは全く意味がありません。
自分は以前から角印は単なる装飾・デザインと言ってきたわけですが、そういうことです。同Q&Aでは例え押印しても、証明の負担が軽減される程度、と言っています。
「文書の真正が裁判上争いとなった場合でも、本人による押印があれば、証明の負担が軽減されることになる。」
まあ、無いよりあった方が良いというくらいです。
ハンコ無しで証拠能力を担保する方法
では、「文書の真生」はどうやって担保できるのですか？と堅い人たちが聞いてきそうです。この点については、同Q&Aでは以下のとおりアドバイスしています。
① 継続的な取引関係がある場合・・・メールを保存しておく
② 新規に取引関係に入る場合・・・本人確認情報とその入手過程の保存、文書や契約の成立過程の保存（メールなど）
③ 電子署名や電子認証サービスの活用
なお① と②については、それでもなお心配な人に向けて、次の強化策までアドバイスしています。
- メールにより契約を締結することを事前に合意した場合の当該合意の保存
- PDF にパスワードを設定
- PDF をメールで送付する際、パスワードを携帯電話等の別経路で伝達
- 複数者宛のメール送信（担当者に加え、決裁権者を宛先に含める等）
- PDF を含む送信メール及びその送受信記録の長期保存
さすがにここまでやれば大丈夫ですと。致せり尽くせりです。
契約の重要性が高い場合
いくらPDFとメールで充分です、と言われても、契約の対象が高額となる不動産売買だったり、金銭消費貸借契約（お金の借用）だったりすると、現実問題として不安なものがあります。
こういう重要性が高い契約の場合であれば、「③ 電子署名や電子認証サービスの活用」を検討しましょう。この場合、一番簡単なのは「電子契約（電子サイン）」のシステムを導入することです。
以前は電子契約システムは高価なもので中小企業や個人事業主には負担が大きかったのですが、最近では「GMO電子印鑑Agree 
」や「NINJAサイン」といった比較的安価に導入できるものが出てきています。こちらの記事で紹介していますので、ご検討ください。
気になる問題「印紙はどうなる？」
ところで契約がPDFとメールで済むとすると、印紙はどうなるでしょうか？
それぞれの文書で印紙が必要か不要かは印紙税法という法律で規定されているのですが、実は契約がPDFの場合に印紙が必要かどうかの明文規定は無く、以下の質疑応答（福岡国税局）を参照していることがほとんどです。
請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について （国税庁ホームページ）
これによると「契約書のPDFをメールで送ったら印紙は不要」ということになります。メールで送りつつ、2通印刷して後日持参とかだと課税文書となり印紙が必要になりますが、メールを受け取った相手が契約書の控えを印刷しても印紙は不要です。
印紙が不要ということは印紙代が不要となり、大変ありがたい話です。
結論
結論としては、別段の定めがある場合を除いては、次のとおりです。
- 契約書はPDFにしてメールで交わす
- これにより押印も印紙も不要
- 心配ならパスワード設定や電子契約といった手段を使いつつ契約成立の過程を残す
だいぶ世の中がスッキリする印象です。
同Q&Aでは次のように述べており、ハンコのために無理して会社に出てこなくて良いです、と言っています。
「テレワーク推進の観点からは、必ずしも本人による押印を得ることにこだわらず、不要な押印を省略したり、「重要な文書だからハンコが必要」と考える場合であっても押印以外の手段で代替したりすることが有意義である」
まったく同感です。
以上、ハンコがオワコンに。でも心配な時はどうすれば良いか？、という話題でした。国もコロナウイルスの感染拡大防止のために必死でテレワークを推進しようとしているようです。長年の習慣を変えるのは難しいですし、しかも相手がある話なので、自分（自社）だけ変えるのはなおさら難しいでしょう。徐々にでもこういった悪習が無くなっていくことを祈るばかりです。
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