この記事は「コロナの対応として在宅勤務にしたいのですが、紙伝票があるので出社せざるを得ません。どうしたら良いですか？」といった疑問に答えます。
目次
伝票処理のペーパーレス化は必須
新型コロナウイルスは最悪の疫病ですが、働き方改革を加速したという面では社会に対する貢献もあったと言えるかもしれません。
例えば、感染拡大防止のため多くの人が在宅勤務をするようになりました。私はもう何年も前から在宅勤務が基本となっており、かつては異端視されたものですが、最近では在宅勤務テレワークといったものがごく普通になっています。
今後コロナウイルスの感染拡大の状況がどのように変化するかはわかりませんが、重要なことは感染の蔓延が長期化したり、ウイルスが変異して次の新しい疫病が生まれるといった最悪の事態を想定して備えておくことです。
政府の外出自粛要請が出ているにも関わらず、満員電車に揺られて会社に出社していた人たちの多くは紙書類を扱う業務の必要があったためと言われています。最悪の事態への準備という意味では、この紙書類を扱う業務を変えてペーパーレス化を実現する必要があります。
たとえ今後コロナウイルスが収束したとしても、ペーパーレス化を実現しておくことで業務の生産性が著しく改善します。今こそペーパーレス化に取り組む時です。
こちらから発行する伝票のペーパーレス化
ペーパーレス化の対象として最初に考えられるのは各種伝票類でしょう。見積書・注文書・請求書・納品書といった伝票類です。
こういった伝票類はすでに会計システムなどのソフトウエアで作成されていることが多いので、PDF形式に出力してメールに添付して送るだけです。
もしまだ手書きで紙の伝票類を作成しているということであれば、これを機にペーパーレス化しましょう。インターネットで検索すればマイクロソフトの Word や Excel といったソフトウェアで利用することができる無料のテンプレート（雛形）がたくさん見つかりますので、こういったものをダウンロードして自社用に変更すれば良いです。
ただし無料テンプレートを使う場合は、発行枚数が少ないうちは良いのですが、発行枚数が多くなったり、同じ取引先に毎月発行する伝票がある場合には、ソースネクストの「ズバリ見積・納品・請求書」といったソフトウェアを購入して使うほうが速いです。
「ズバリ見積・納品・請求書」の場合、商品データや顧客データを準備しておくことで、商品やお客様の情報と取り込んで伝票を作ることできます。この機能が大変便利で、伝票作成を速く行うことができます。
全てを無料テンプレートに打ち込むほど件数が少なくなく、本格的な販売管理ソフト（システム）を使うほどビジネスの規模が大きくない、といった場合にちょうどいい解決策です。
詳しくは以下のソースネクスト公式サイトから 「製品」をクリックし「ズバリ見積・納品・請求書」と検索ください。
指定伝票のペーパーレス化
日本の悪しき商習慣の一つに「指定伝票」の文化があります。指定伝票とは取引先によって書式様式が指定されている伝票のことです。
「弊社への請求書はこの指定伝票で作成してください」といったことを言われ、取引を継続するためにしぶしぶ従わざるを得ないということがあります。もっと悪いケースでは、指定伝票をまとめて購入するように求めてくる取引先もあります。
請求書を発行するために相手の指定伝票を買わなければいけないという理不尽な話です。ですがこういった理不尽な話が日本では昭和の時代からずっと続いており、なかなか抜け出すことができていません。
指定伝票の場合は完全に紙の世界ですから、手書きせざるを得ないと言う状況があります。ですが、指定伝票をペーパーレス化する方法があります。
この場合もソースネクストの「さよなら手書き」というソフトを使うとペーパーレス化が可能になります。「さよなら手書き」では、指定伝票をスキャンしてパソコンに取り込み、ソフトウェアを使って各項目にパソコンから文字を入力するということが簡単に出来るようになります。
入力が完成したらPDF形式で保存し、メールに添付して取引先に送れば良いということになります。使い勝手のイメージとしてはこちらの動画をご覧ください。
「さよなら手書き」には通常版とPro版がありますが、Pro版には特定の指定伝票をテンプレート化して繰り返し使ったり、以前作成した指定伝票を呼び出して一部分だけ変更して再利用できる機能があります。この機能が絶対にオススメなので、最初からPro版の購入を検討した方が良いです。
詳しくは以下のソースネクスト公式サイトから 「製品」をクリックし「さよなら手書き」と検索ください。
ペーパーレスなら送らずに保存して共有
上記ではPDF形式のファイルをメールで送信と書きましたが、ペーパーレスであればあえて送る必要もなく、クラウド上に伝票を保存して取引先と共有する、という方法も使えます。
Google Driveや OneDrive、iCloud、Dropbox といったクラウド上の保管（ストレージ）システムはファイルやフォルダを第三者と共有する仕組みを提供しています。一般に公開するのではなくて、特定のユーザーだけメールアドレスを指定して共有を許可するものです。
こういったクラウドストレージは外部のシステムなので、情報セキュリティを心配する方がいますが、これらの主要なストレージサービスはセキュリティも強固であり、自社のサーバーで管理しているよりもよほど安全だったりします。
ストレージサービスは、無料でも使えますが、データ容量が非常に限られていますので、無料版で使い勝手を確認したら有料の契約をすることをお勧めしています。記事執筆時点での料金は以下の通りです。
| Google Drive（グーグル） | 月額250円で100GB |
| OneDrive（マイクロソフト） | 月額224円で100GB ※Microsoft 365の契約に1TBを含む |
| iCloud（アップル） | 月額130円で50GB |
| Dropbox | 月額1200円で2TB (2000GB) |
トータルで考えればMicrosoft 365に契約するのがお得ですが、ストレージサービス単体で考えるならDropboxが一番コスパ（1GBあたりの費用）が良いです。とにかく支払金額を少なくしたいなら、iCloudですが、Appleユーザーでなければ今一つメリットはありません。
なお、コスパの良いDropboxをさらに安く契約できる方法があります。ソースネクストの公式サイト経由で申し込むと「月額960円で2TB」を使うことができます（ただし3年契約が前提です）。
詳しくは以下のソースネクスト公式サイトから 「製品」をクリックし「Dropbox Plus」と検索ください。
どうしても紙で郵送と言われたら
ペーパーレス化を考える場合のハードルとして、取引先からどうしても紙で送って欲しいと言われることがあります。これはなぜかと言うと、税法の要請により取引の証拠となる書類は紙で保存しておくことが必要だからです。
税務調査などで「この取引の請求書を見せてください」と言われたら、通常は紙で見せなければいけません。最近では電子帳簿保存法の適用を受けると PDFファイルのままでも良いのですが、電子帳簿保存法の適用を受けることはハードルが高く、大手企業でもまだ浸透していません。
このため取引先は自社での印刷コストを節約するため、こちら側に印刷を要求してくるのです。
こちら側としてもお客様から「どうしても紙で！」と言われたら受けざるを得ない状況もあります。こういった場合の解決策としては、日本郵便が行なっている「Webゆうびん」 というサービスがおすすめです。
送りたい伝票をPDFで「Webゆうびん」に登録し、宛先を指定すると、郵便局の方でPDF を印刷し、封筒に入れて宛名書きをし、投函までしてくれます。こんな便利なサービスを一通99円から受けられます。多くの場合自社でやるよりもはるかにコストが下がるはずです。
どうしてもFAX送信と言われたら
指定伝票と並んで今でも日本に残る悪しき商習慣がFAXです。アメリカの場合FAX機はすでに博物館に行かないと見ることができませんが、日本では多くの事業所で現役バリバリです。
取引先から伝票類をFAXしてほしいと言われることがいまだに普通にあり、どうしてメールに添付ではダメなのか非常に疑問です。ですが、そんな日本の利用者のために、インターネットを使ったFAXサービスというものが存在します。
PDFで作成した伝票を指定のメールアドレスに添付して送信すると、その添付書類がFAXとして相手先のFAX機に届く仕組みです。また逆に、相手が FAX 送信したものはメールの添付書類として受け取ることも可能です。
つまりこちら側ではメールだけを使って仕事をすることができるようになります。これにより外出先でも FAX の送受信をすることができるようになります。FAX機や電話回線も不要になります。
インターネットを使った FAX サービスは大小さまざまいろいろありますが、老舗で利用者も多く信頼性が高いのが「eFax」です。 全国の市外局番が使えるので、相手先はこちらがeFaxを使っていると分かりません。
eFAXの場合、料金は年払いで18,000円、毎月最初の150枚までの送受信が無料です。詳しくは以下のeFAX公式サイトをご参照ください。
以上、ペーパーレス伝票の始め方、という話題でした。実は私もいまペーパーレス化のプロジェクト案件に取り組んでいますが、意外と内部（こちら側）からの抵抗が強く四苦八苦しています。20年以上続けてきたやり方を変えたくない、今のままでも良いのでは？といった声があるのです。まあ、こういう反応そのものが日本の「失われた20年」といったものの原因なのかなと思う次第です。
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