【電子帳簿保存法改正】PDF請求書を印刷して保管→令和4年1月からアウトに

この記事は「これまでPDF請求書は印刷して保管していましたが、これが令和4年から出来なくなるというのは本当ですか?その場合どうしたら良いですか?」といった疑問に答えます。



令和4年1月電子帳簿保存法改正

令和4年1月から施行される電子帳簿保存法改正について国税庁からその詳細について説明したQ&Aが出ています。これにより今まではっきりしなかった点もかなり明らかになってきました。

今回は3つ(電子帳簿、スキャナ保存、電子取引)ある電子帳簿保存法の柱のうち、日常業務にインパクトが大きい「電子取引」の重要ポイントについて説明します。





電子取引とは

国税庁の定義では一言で言えば「データでやりとりする取引は全部電子取引」となります。

大手企業で行われているようないわゆるEDIシステムによる取引だけでなく、アマゾンや楽天のようなECサイトで購入した場合やOffice365のようなサブスクサービスも電子取引ということになります。さらには取引先からメールに添付されてくるPDF請求書も電子取引です。

だいぶ違和感がありますが、これはそう定義されてしまったので、仕方がありません。



電子取引の何が変わるのか

アマゾンや楽天などオンラインで購入した場合のような紙が発行されない請求書、取引先等からメールに添付されてきたPDF請求書などの保管ルールが令和4年1月1日から変わります

これまでは上記のような物理的な「紙」の請求書でない場合は、プリントアウトしてその他の紙の請求書・レシートと一緒に保管しておけば法人税や所得税の書類保管の要件を満たしていました。プリントアウトしてなかったとしても、最悪税務調査のときに印刷すれば間に合いました。

ところが、上記のような物理的な「紙」の請求書でない場合は、PDF等のデータのままの保管が必須となります。プリントアウトしての保管は法律上認められません



データ保管には条件がある

こう聞くと「プリントアウトしなくていいのは良いことでは?」と思うでしょう。

ところが、このデータのまま保管するというについてクリアしなければいけない「条件」がつきました。この条件をクリアしなければ、法人税や所得税の書類保管の要件を満たしていることにならないのです。

具体的には以下の3条件を全て満たす必要があります。

  1. PDF等のファイルにタイムスタンプを付すか、訂正・削除しないという社内規定(「事務処理規定」)を備えること
  2. 受領した請求書等を管理する「索引簿」を作成して、日付・金額・相手先の組み合わせで検索できるようにすること
  3. 税務調査の際にディスプレイを準備して調査官が索引簿を検索しPDF等の請求書を参照できるようにすること

一見便利になったようで、改ざん防止と税務調査時の利便性向上のために、実は面倒な改正になっています。日常業務にとってはむしろマイナスな改正という印象ですが、法律である以上対策しない訳にいきません。以下に対策方法について説明します。



事務処理規定を備える

(1)についてはタイムスタンプは外部業者の有償サービスを購入する必要があり、あまり現実的でないため、「事務処理規定」を備えることをお勧めします。事務処理規定は国税庁から提供されている以下のWordのひな形がありますので、これを参考に準備されると良いです。

事務処理規程(法人の例)(Word/16KB)

事務処理規程(個人事業者の例)(Word/15KB)



必要な場合「索引簿」を備える

「必要な場合」とあるのは、必要でない場合があるからです。索引簿が必要でない場合とは、次の2つです。

  • 法人は前々期、個人は前々年の売上高が1000万円以下の場合。この場合は索引簿の作成は必要ありません。単に税務調査の際に自分が探せるように整理してフォルダー等に保存しておけばOKです
  • 請求書等のデータファイルのファイル名を「日付」「相手先」「金額」を規則性をもって保存した場合。例えば「20221031-国税商事-55000.pdf」といったファイル名のルールを自分で決めてそのとおり整理してフォルダー等に保存しておけばOKです

前々期(年)の売上高が1000万円超であり、かつファイル名の変更などが面倒という場合は、「索引簿」を備えるか、それに相当する機能をもったシステムを使う必要があります。

相当する機能をもったシステムとは、例えばfreeeの「ファイルボックス」です。このファイルボックスでは外部から入手したPDF請求書等を取り込んで、日付・相手先・金額といったデータを(ある程度)自動認識して整理してくれるものです。

freeeの利用コストがかかりますが、分量によっては索引簿を作りより手間が省けて効率的です。この際freeeを導入してしまうというのもアリかと思います。「ファイルボックス」機能については以下の公式サイトよりご確認ください。

こういったシステムも使わない場合には、自分で索引簿を備えるしかありません。索引簿をエクセルで作成する例も国税庁から提供されていますので、以下よりご確認ください。

索引簿の作成例(Excel/11KB)





ディスプレイは後回しで

(3)のディスプレイについては基本的に税務調査の連絡が来た時に対応できれば良いです。慌てて買ったりする必要はないでしょう。

ですが、税務調査のときにどうやって調査官にオンラインデータを見せるかについては、すこし考えておく必要があります。



その他の詳細について

その他の詳細な事項については以下の国税庁から出ているQ&A資料をご参照ください。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

以上、PDF請求書を印刷して保管→令和4年1月からアウトに、という話題でした。こうった結構インパクト大きめのものがさらっとリリースされると本当に大変です。

ただ、もし今まで適当にデータ管理をしていた(あるいはしていなかった)という場合は良い機会でもありますので、法令に準拠したやり方を導入してみましょう。スルーしてしまうと最悪は所得税や法人税などの重加算税が課されてしまいますので。。。

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