この記事は「クレジットカードや電子マネーを事業で使った場合の仕訳はどのように記帳するのでしょうか？」といった疑問に答えます。
目次
電子マネーの仕訳（チャージしたとき）
Suicaのような電子マネーに現金をチャージした時には、借方を「預け金」としたり、「現金」として補助科目を使うなど様々な仕訳のやり方がありますが、どれが正解というわけではありません。自分にとって分かりやすければそれで良いということになり、個人的には次のような仕訳を使っています。
取引： Suicaに現金をチャージした
| Suica | 1,000 | 現金 | 1,000 |
これですとSuicaであることががはっきりとわかりますし、補助科目のような面倒なものを使う必要もありません。ただし会計システムによってはこういった自由な勘定科目を使うことができず、あらかじめ決まったものを使う必要がある場合もあります。その場合には「預け金」を使うと良いです。
電子マネーの仕訳（使ったとき）
上記のように電子マネーを使った時は貸方に電子マネーを意味する勘定科目を仕訳すればよく、次のようになります。
取引： Suicaで電車賃を払った
| 旅費交通費 | 1,000 | Suica | 1,000 |
クレジットカード使ったとき（法人）
クレジットカードで経費を払った場合には法人の場合と個人の場合で仕訳パターンが異なります。まず法人の場合は、クレジットカードで支払った時はまだ未払の状態ですから次の仕訳になります。
取引： クレジットカードで材料を購入した
| 材料仕入 | 1,000 | 未払金 | 1,000 |
そしてその購入日の翌月または翌々月のカード決済の時に次の仕分けを行います。
取引： クレジットカード代金が引き落とされた
| 未払金 | 1,000 | 普通預金 | 1,000 |
ただし現実問題としては、このように2段階に分けるのは手間なので、クレジットカード代金の引き落としの際に一度に仕分けしてしまうということが行われます。この場合「未払金」を使わずに、 次のように仕訳します。
取引： クレジットカード代金が引き落とされた
| 材料仕入 | 1,000 | 普通預金 | 1,000 |
一つ注意が必要なことは、このやり方では期末だけ「未払金」を使った仕訳が必要になるという点です。費用は発生の時点で認識する発生主義で仕訳しますので、 最後の1ヶ月か2ヶ月だけは「未払金」を使って、翌期のカード代金の決済時にその未払金を消す仕訳けをします。これを忘れやすいので注意しましょう。
クレジットカード使ったとき（個人）
個人事業主がクレジットカードで経費を払った場合は、そもそも法人のようにカード名義を分けることができないので、プライベートな支出と考えて次のように「事業主借」を使った仕訳をします。
取引： 個人事業主が経費（携帯電話代）をクレジットカードで払った
| 通信費 | 1,000 | 事業主借 | 1,000 |
この「事業主借」はプライベートな支出で使う勘定科目で、最終的に「元入金」（個人事業主が事業用として分けたお金）と相殺します。
なお、個人事業主が経費にならないものをクレジットカードで払った場合には、当然ながら単なる私的な支払で経費に落とせませんので、仕訳することはありません。
クレジットカード履歴を取り込んで仕訳する
今の時代はキャッシュレスが普及して現金よりクレジットカードや電子マネーを使う方が多いという方もいるでしょう。さらにコロナ禍により「現金を触りたくない」という人もいて、キャッシュレスに拍車がかかっています。
キャッシュレス化は経理にとってはとても良いことです。なぜなら、クレジットカードやSuica等の電子マネーの利用履歴はデータとして入手可能であり、入手したデータを加工することで割と簡単に会計システムへアップロードすることができるから、です。
こうすることで「仕訳入力」作業をかなり軽減することができます。アップロードのやり方はカード会社や電子マネーの種類によって違いますが、Googleで検索すれば出てくるでしょう。
データ加工は一度やり方を掴んでしまえば、あとは毎月繰り返すだけです。
また、クラウド会計システムを使えば、クレジットカードや電子マネーだけでなくAmazonの利用履歴までも取り込んで自動仕訳することも可能です。自動仕訳の精度は当初はお世辞にも良くなかったですが、最近では完璧ではないものの、かなり実務に耐えるレベルになっています。
キャッシュレス化はクラウド会計システムと相性が良く、経理の効率が上がるものです。もし現時点で現金と手入力をされているなら、一度キャッシュレス化はクラウド会計システムを検討してみると良いです。自動仕訳について詳しくは以下の各社の公式サイトにて確認してみてください。いずれも無料からプランがあります。
QRコード払いの仕訳
クレジットカードや電子マネーに加えて、PayPayのようなQRコード払いも一般的になってきました。クレジットカードや電子マネーよりもお店側の負担が少なく済むので、小規模な店舗などでもQRコード払いを見かけます。
QRコードで払った場合の仕訳パターンは、その支払い手段が何に紐づけられているのか？によって変わります。クレジットカードに紐づけられているなら、クレジットカード払いと同じ仕訳となり、チャージした現金に紐付けられてるなら、現金払いと同じ仕訳となります。
またキャンペーンなどで付与されたポイントを紐付けて支払ったのであれば、後述するポイント払いの仕訳となります。
ポイント払いの仕訳
TポイントやPontaポイントといったポイントを使って支払いを済ませた時はどのように仕訳するのでしょうか？この場合の各種ポイントは運営会社から付与されたものなので、利用者側にとっては「収益」と考えます。
取引： 付与されたTポイントで電池を買った
| 消耗品費 | 1,000 | 雑収入 | 1,000 |
このように「収益」として雑収入の勘定科目を使います。部分的にポイントを使った場合でも使った部分を雑収入と考えます。
従業員の立替金の精算
従業員が個人のクレジットカードを使って、事業のお金を立て替える場合があります。そのような場合の仕訳について紹介します。
典型的な例は旅費精算です。出張旅費をいったん従業員が自分のクレジットカードや電子マネーで支払い、後日給料の支払と合わせて精算するといったパターンは次の仕訳をします。
取引： 従業員が自分で払った出張旅費を報告してきた
| 旅費交通費 | 1,000 | 立替金 | 1,000 |
取引： 従業員が立て替えた出張旅費を給料と一緒に精算した
| 立替金 | 1,000 | 普通預金 | 1,000 |
また、「立替金」と混同しやすいものに「仮払金」がありますので一緒に紹介します。例えば最初にまとまった現金を渡して、従業員に買い物してもらい、お釣りの返却を受けるといったパターンは次の仕訳をします。
取引： 従業員に買い物を頼んで現金を渡した
| 仮払金 | 1,000 | 現金 | 1,000 |
取引： 来客用のお菓子を買ってお釣りの返却を受けた
| 会議費 | 800 | 仮払金 | 1,000 |
| 現金 | 200 |
この例の場合には「立替金」ではなく「仮払金」を使います。事業の支払を第三者が代わって払ったら「立替金」、最初にこちらが払ったら「仮払金」です。どちらを使うのか混乱しやすいので、注意しましょう。
以上、クレジットカード・電子マネーの利用を記帳する、という話題でした。私の担当するとある会社では支払の多くがクレジットカード払いになっており、クラウド会計と自動仕訳によって経理の省力化がかなり進んでいます。こうすることで仕訳の量が減るので会社側にとって記帳代行コストも下がりますし、税理士側も毎月の作業を効率化することができます。お互いにとってプラスとなるものですので、是非ご検討ください。
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