この記事は「テレワークの人と会社に出社している人とでオンライン会議をするとどうもうまく行きませんが、どうしたら良いですか？」といった疑問に答えます。
目次
在宅勤務者と出社している人が混在する場合のオンライン会議
新型コロナウイルスの緊急事態宣言が終結しましたが、まだまだコロナの影響は大きい状態が続いています。一部の会社ではオフィスへの出社を始めているそうですが、以前のように会社が人でいっぱいという状態にはほど遠いです。
私の勤務先でも「どうしても」という必要がある人（部署）だけが会社に出ていますが、ほとんどの人は在宅勤務継続中です。おそらく、年内いっぱいくらいはこの状態ということです。
会社に出る人が増えてくると、在宅勤務者と出社している人が混在する状態になります。この状態でのオンライン会議は意外と難しいものです。
そこで今回は、この混在状態でどうやって快適にオンライン会議ができるか？について考えてみたいと思います。
混在オンライン会議の問題点
今までは全員オンラインだったのが、一部の人が会社の会議室にいる、という状態のどこが問題かというと「会議室で対面しているメンバーだけで話が進みやすい」という点です。
「えっ？そこは気を使ってよ」と思うのですが、自分の経験上、どうしてもそうなりやすい傾向があります。特に在宅勤務者が少数派になるとこの傾向が顕著となり、存在を忘れらたりすることもあります。まあ、テレワークあるあるです。
対面している人どうしの方が「音声」も聞き取りやすく、リアルな顔（表情）を見ている分、「空気感」を含めて多くの情報を交換できるため、仕方のないことかもしれません。
たとえ、出社メンバーもパソコンの音声とビデオでオンライン参加していても、結局出社メンバーでワイガヤになってしまう、ということがよくあります。
混在オンライン会議には対策が必要
今後も長引きそうなWithコロナ時代を考えると、これは対策しておいた方が良いでしょう。全体の生産性向上の為にも必要です。
対策の方法としては、これまで自分が実際に試したもので以下があります。
（１）出社メンバーも自席から参加してもらう
会議室に集まるとどうしても上記の問題が起きますので、集まらないように、ということです。
それなら最初から全員家にいれば？というツッコミもありますが、全員強制オンライン参加は何度か試して、それなりに効果があります。
（２）ファシリテーションスキルを磨く
参加メンバーの中に「ファシリテーションスキル」に秀でたリーダー格の人がいると、こういった問題が起きにくくなります。必要なときに在宅勤務者にも話を振ったり、確認したりして、全体をまとめてくれるからです。
逆に言うと、今後のWithコロナ時代ではファシリテーションスキルの重要性が高まると予想されます。誰がどこにいようがチームとして一緒に仕事できるためには、リーダーであろうが無かろうが、ファシリテーションスキルを持っていた方が仕事の成果が出やすいはずです。
ファシリテーションスキルに関する書籍はたくさん出ていますので、勉強しましょう。
（３）テレビ会議システムを導入する
テレビ会議システムとは、複数人の音声やビデオをまとめて送受信できるもので、例えば東京の会議室と大阪の会議室を回線で繋げて、一緒に会議するというイメージです。
テレビ会議システム自体は相当昔からありますが、以前は非常に高価なものでした。私も何度も使ったことがありますが、正直に言って費用対効果に疑問がありました。「そこまでしてやることなの？」という感じでした。
ところが最近では、下記で紹介するMeetingOwl Proのような安価でかつ出来の良いシステムが出てきており、リーズナブルな投資となっています。
こういったテレビ会議システムを使えば、在宅勤務者が「置いてきぼり」になることもなく、効率的なオンライン会議が可能になります。
MeetingOwl Pro（ミーティングオウルプロ）
最近見た中で一番良いと思ったテレビ会議システムが「MeetingOwl Pro（ミーティングオウルプロ）」です。このシステムの良さはこちらのYouTube動画（約1分）を見て頂ければ直ぐに分かります。
特に良いと思うのが、次の点です。
- 360度カメラであること。従来のテレビ会議システムは1か所からの定点カメラでしたので、遠くの人が見えない（見切れる）という問題がありましたが、これが解決されています。
- 話者に対してオートフォーカスする。在宅勤務者から見るとこれが大変ありがたい機能です。従来のシステムでは会議室の誰が発言しているのか分からないことがあったからです。
この2点のメリットだけでも充分です。ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetといったオンライン会議に対応していますし、設定もパソコンに繋げてマイクとビデオを切り替えるだけです。
MeetingOwl Proは日本ではソースネクストから2020年7月31日に発売される予定です。記事執筆時ではまだ予約販売期間ですが、下記の公式サイトより購入することができます。7月30日までは標準価格115,000円のところ、5,000円引きの110,000円で注文することができます。
公式サイトから「製品」をクリックして「ミーティングオウルプロ」で検索して詳細をご確認ください。
以上、在宅勤務者と出社している人が混在する場合のオンライン会議のやり方、という話題でした。オフィスのような一定の人数が集まる場所は「密」になりやすく、キャパシティ一杯まで人を集めることができない状態が続きそうです。オンラインとオフラインとのバランスをうまく取りながら仕事していくことが求められていますね。
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