効果がメキメキ上がるPDCAの使い方

PDCAというと基本的すぎて甘くみてしまいがちです。ですが、これを使いこなしている人は少ないのではないでしょうか。下記の書籍にあります通りPDCA を少しずつでも上手く使うと非常に大きな効果が得られます。

今回は私が実践しているやり方を紹介します。

 

私のPDCAのやり方

上述の本でも解説されている通り、大きなサイクルと小さなサイクルを組み合わせて使うのがポイントです。私の場合、大きなサイクルは3ヶ月間です。そして中くらいのサイクルは1ヶ月間です。一番小さいサイクルは1日間です。

3ヶ月より長い期間設定も良いと思いますが、自分にとっては間延びしてしまいますし、勤務先の人事システム上の報告が3ヶ月（四半期）単位ですのでそれに合わせてこのようにしています。さらに、1ヶ月単位の報告も実務上必要なので、このサイクルを採用しています。

また1日ごとの PDCA は毎日の時間配分や成長をモニターする目的で行っています。毎日のPDCAというのはかなり忙しいですが、簡便的なやり方を採用して時間をかけずに行っています。毎日10分程度で済ませています。

このようにそれぞれの単位の計画と目標を立てて実行し、結果を検証することで成長の速度を早めることができます。私の場合、たまたま3ヶ月、1ヶ月、毎日の3種類になっていますが、人ぞれぞれの事情に応じてその辺はアレンジしたら良いでしょう。

そして3ヶ月、1ヶ月、毎日のPDCAは同じツール上で互いに関連させて管理するようにします。結局毎日のPDCAの積み重ねを1ヶ月集計したものが1ヶ月のPDCAになり、これを3ヶ月集計したものが3ヶ月のPDCAになるので、作業の重複を避けて効率良く回せるようにします。

PDCAを回す上で重要なポイントは数値目標を設定する、ということです。特に3ヶ月や1ヶ月など比較的長い期間のPDCAについては数値目標が必要です。数値目標には自分以外の他の要因で影響してしまう可能性があるもの（一般指標と呼んでいます）と、自分の努力行動だけで影響させられるもの（行動指標と呼んでいます）があります。例えば、一般指標は「売上100万円を達成する」、で行動指標はそのために「顧客を10回訪問する」です。

一般指標は若干抽象的で、自分の努力以外の要素が影響してしまうものです。売上の例でいえば、景気とか商品の競争力などです。これに対して、顧客訪問回数は主として自分が努力すれば良いだけと言えるでしょう。

PDCAの数値目標は長期の周期に対して一般指標を選び、それをブレイクダウンした具体的な行動指標を中期・短期の周期に対して選ぶと連動が効き、うまく行きます。

一方、毎日のPDCAについては私は数値目標を設定していません。この理由は、ひとつには10分程度という短時間でPDCAを回したいため、数値を計測している時間が惜しいからです。大体毎日ツール上でぱぱっと書いて終わりです。逆にこのくらいでないと続きません。

もうひとつの理由は、目的が違うからです。毎日のPDCAは自分がどの仕事にどのくらい時間を使ったのか、ワークとライフのバランスがとれているか、インプットとアウトプットのバランスがとれているか、急ぎでないけど重要な作業に時間が割けているか、などを検証するためにやっています。

毎日このPDCAをやると、「ちょっと仕事しすぎだな、家族の時間が少なかったかな」とか「急ぎの仕事ばかりして重要なことをしてないな」とか反省して翌日に自分で自分を修正できます。この積み重ねが人生の質を高めると期待しています。

 

PDCAにはあなたの全てを組み込もう

もうひとつ大事なポイントはPDCAは自分の生活の全てにおいて実施する、ということです。会社の仕事だけでなく、生活や趣味などそういった仕事以外のことも含めて、毎日・1ヶ月・3ヶ月のサイクルに組み込みます。

私の場合でいうと、運動の習慣が維持できているかどうか確認するため、1ヶ月のPDCAではジムに行く回数を目標設定して取り組んでいます。そして、毎日のPDCAではジムや散歩の記録を残し、毎月運動した回数を集計してチェックしています。目標に達していなければ、何故だったのか考え、翌月のプランに反映させます。

さらに今スマホのフリック入力のスピードアップに取り組み中なのですが、こういうものも1ヶ月のPDCAでは練習用アプリのレベルを指標としてセットし、毎日予定を組んで練習しています。3ヶ月のPDCAでは一分あたりの入力文字数を何文字以上のように目標設定しています。

このように生活に関することであろうと、趣味に関することであろうと、目標を決めてPDCAを回していけば、それぞれの分野で確実に成長していくことができます。

 

私が使っているPDCAツールを紹介

自分のPDCA用にExcelのマクロを使ったツールを作りました。このツールのうち、毎日のPDCA管理部分のツールをPDCAテンプレートとして無料で提供しています。非常に簡単なツールですので、よろしかったらダウンロードページからダウンロードしてお試しください。

PDCAテンプレートの著作権は放棄しますので、それぞれの事情に合わせてマクロも含めご自由に変更して使って頂いて大丈夫です。ただし、ツールの使い方はツール内の「使い方」タブに書いてあるとおりですので、これ以上のサポートは行っていません。ご相談頂く場合は、有償になりますがこちらの「メール・コンサルティング」をご検討ください。

以上、効果がメキメキ上がるPDCAの使い方という話題でした。