【英語小話】英文メールでワンランク上のビジネスマンを目指したい人の上達方法

Eメール

 

英文メールの必要性が増している

最近ではほとんどの仕事のメールを英語で書いています。いまの時代、ビジネスの世界では英文メールの読み書きスキルが必須です。特に若い世代やこれから就職する学生など、将来キャリアを積んでいこうとしている人であれば、英語力でも特に英文メールの読み書きのスキルは非常に重要です。

最近では大企業に限らず、中小企業においても海外の取引先や仕入れ先とメールでのやり取りをするというのは、普通のこととなっています。その度に翻訳サービスを利用したり、 Google 翻訳を使ったりしていては費用もかかりますし スピードの点でも全く追いつきません。

また、仕事だけでなく趣味の世界でも英文メールが苦にならなければ、様々な広がりを得ることができる時代です。学生時代に英語が苦手だった方も、少しの練習でかなり実用的な英文メールの読み書きができるようになりますので、是非このスキルを身につけましょう。

英文メールの読み書きは、英語を話したり聞き取ったりするスキルとは異なり、受験英語で英語に親しんだ人にとっては比較的ハードルが低いものですので、こちらに記載した方法を使ってぜひブラッシュアップに挑戦してみてください。



英文メール上達の3ステップ

自分の経験では英文メールの上達は次の3つのステップを経過すると良いでしょう。

(1)ステップ1【導入編】サバイバル。とりあえず必要な読み書きのテンプレートを習得する

(2)ステップ2【基礎編】ベーシック。英語以前に日本語の文章が正しく書けるようにする

(3)ステップ3【応用編】ロジカルシンキング。理論的な文章を構築できるようにする

以下でそれぞれ解説します。

 

ステップ1を乗り越える方法

ステップ1【導入編】サバイバルをまずは乗り越えます。

仕事の都合でいきなり英文メールを書いたり読んだりする必要がある人、とりあえず何とかしたい人に、この導入編を乗り越える方法をお知らせします。

サバイバルですのでとりあえず必要な読み書きのテンプレートを身につけてしまうというのが効果的です。ビジネスの現場でよく使われる表現、よくある状況などを一通り覚えて慣れてしまえば、大抵の場合においては導入期を乗り越えることができます。

そのためにはビジネス英文メールを勉強するための書籍なども出ていますが、なかなか体系的で包括的な内容を持ってるものがありません。そこでお勧めするのはアルクの通信講座【ビジネスEメール速習パック ライティングエイド】です。

こちらのアルクの講座では、「アポイントメント・スケジュール調整」「問い合わせ」「発注」「見積もり」などのよくありがちな24のビジネス事例に合わせた英文メールの読み書きを効率よく勉強できるようになっています。これを一通り抑えて、身につけてしまえば、サバイバルとしては十分でしょう。

ネイティブスピーカーによる英文メールの添削サービスや英文メール作成支援ソフトも付属しており、お得なパッケージになっています。

 

ステップ2を乗り越える方法

ステップ2【基礎編】ベーシックでは、メールそのものの質を向上させます。メールはビジネスを行うコミュニケーション手段ということになりますので、意思の疎通が必要かつ十分にできることが重要です。そういう意味では英語であれ日本語であれ、まず基本的に正しい文章を書ける力ということが必要です。逆に言うと、日本語でしっかりした文章が書けなければ英語でもしっかりした文章を書くことはできません。

ステップ1を乗り越えて、基本的な英文メールの読み書きのテンプレートが見についたのであれば、次は文章を書くことそのもののスキルを磨きましょう。そのためには文章の書き方に関する書籍で勉強するのが良いでしょう。例えば下記にあげるような書籍です。

考えてみれば、小学校以来なかなか文章の書き方そのものを習うことはありませんので、自己流で文章を書いていると思いますが、これが間違いのもとです。文章にはやはり正しい書き方があり、その方法を勉強することで、より相手に伝わる文章を書くことができるようになります。

上記の書籍はプロのライターを養成している著者が書いたものですので、とても説得力がありかつ参考になります。是非ご一読いただければと思います。

もちろん本を読んだらすぐにかける良い文章が書けるということではなく、本で学んだことを繰り返しアウトして、次第に身につけていくものです。ですので、ステップ2が終わったらステップ3に行くということではなく、ステップ2を意識しながらステップ3に進んでください。

 

ステップ3を乗り越える方法

ステップ3【応用編】ロジカルシンキングは英語に特有のロジックを学ぶということです。英語を普段から使っている人たちのものの考え方と日本語を母国語とする私たちの考え方はやはり違います。英語を普段から使っている人たちの考え方はよくロジカルシンキングと言われるような論理的な考え方です。

例えば、何か主張があればなぜそうなのかという説明を必ず行いますし、 Why-Becauseの論理のつながりや整合性を重んじています。日本語の場合はどうしてもこういうロジックを立てる考え方が難しく、時として感情の方が表に出てしまうことがあるかもしれません。

ですがこのような論理の繋がりがない文章を書いてしまうと、いくら英語をそのものが正しく使われていたとしても、言いたいことを相手に伝えることができません。ロジカルシンキングを身につけて、英語を普段から使っている人たちの考え方に合わせた文章が書けるようになるということを目指します。ロジカルシンキングについては、こちらの本が長く読まれているバイブルです。有名なので図書館などにもあるはずです。良ければ参考にどうぞ。

 

もちろんこのレベルは難易度が高いですので、そう簡単にできるものではなく、10年以上の経験を経てようやく到達するような領域になるでしょう。ですので最初からこんな難しいことをやる必要ないです。ただ、正しい勉強の先にそういう世界があるということは知っておいた方が目的意識が明確になって良いのではないかということです。

以上のように、英文メールで仕事をするビジネススキルを上達させるには、まず第一に典型的な表現の習得を目指し、次に文章そのものが上手に書けるように練習し、さらには英語を普段から使っている人たちの考え方に合わせた文章が書けるように練習する、という三段階で考える必要があります。

 

以上、英文メールでワンランク上のビジネスマンを目指したい人の上達方法、という話題でした。

━━…━━…━━…━━…━━…━━
サンクプランズ・コンサルティング
━━…━━…━━…━━…━━…━━
個人・中小事業者のお客様を対象に会計サービス、コンサルティング、デジタルコンテンツ販売、セミナーなどを行っています。
詳しいプロフィールを見る
会計サービスについて
コンサルティングについて
デジタルコンテンツ販売について
セミナーについて
お問合わせはこちら