【小さなビジネス応援】クラウド初心者向け。個人事業主やフリーランスが発注者と情報共有する方法(無料で)

クラウドで情報共有


情報共有に必要な4つの機能

フリーランスや個人事業主である場合、または副業を在宅勤務で行う場合、発注者やお客様との連絡や情報共有をどうやって行うのか?が問題になります。最近ではクラウドを活用した様々なサービスがあり、これらを組み合わせて仕事を進めていくというのが一般的になっています。

この記事では頻繁に必要になる次の4つの機能について、特に「無料」で使えるサービスに絞って確認します。

  • チャット(メッセンジャー)
  • ファイル共有
  • スケジュール管理
  • Web会議


サービス事業者の選択

クラウドを使った各種サービスは多岐にわたっており、様々な事業者がサービスを提供しています。これらのサービスの中には、残念ながらある時突然に「サービス終了のお知らせ」となってしまう場合があります。こうなりますと、これまでの蓄積してきた資料が最悪の場合喪失となる可能性があります。従って、事業者を選ぶときはある程度名の通った「大手の」事業者を選ぶ方が無難です。本記事もそのような観点から事業者を選んでいます。



チャット(メッセンジャー)

発注者やお客様と何か確認したいことがあるとき、昔は(場合により今でも)電話する、というのが一般的でした。しかし現在ではメールまたはチャットの方が主流です。電話では相手を邪魔してしまうということで敬遠する人が増えているのです。チャットであれば手軽ですし、手が空いた時に返事すれば良く、インフォーマルなやりとりの手段として普及しています。

チャット(メッセンジャー)については下記の4つのサービスをよく聞きます。

チャット
機能
ChatworkFacebook
メッセンジャー
Slackマイクロソフト
Skype
メッセージできるできるできるできる
グループ
チャット
できる
(無料では14グループまで)
できるできるできる
オンライン表示なしありありあり
アプリ
通話
無料では1対1のみできる
(無料)
無料では1対1のみできる(無料)
外部とは有料

このうちChatworkのみが日本製で副業用として個人的に使わせていただいています。Chatworkだけオンライン表示(今すぐ連絡可能かどうか示す印)ができないのは、「あえて機能を提供していない」そうで、そういうところが好きだったりします。基本的な機能は大体どこも一緒ですが、音声通話やビデオ通話については出来る内容がばらけています。1対1しか話さないのであれば、ChatworkかSlackでも十分でしょう。

「LINEを使えば?」と思う方もいるかもしれませんが、自分の知る範囲ではLINEは個人用(家族や友人用)として仕事で使わない人のほうが多いようです。



ファイル共有

ExcelやWord、PDFなどのオフィス文書の共有は重要です。チャットメッセージやメールへの添付でのやり取りでも最初のうちは良いのですが、そのうち必ず混乱してきます。相手とファイルの置き場所やフォルダーの構成について打ち合わせて、お互い最新のものを使うようにしましょう。

ファイル共有をクラウド経由で無料で行う場合は次のサービスが代表的なものです。

ファイル共有ChatworkGoogle DriveDropboxOneDrive
共有リンク
作成
参加メンバー
のみ共有可
できるできるできる
容量無料で5Gまで無料で15Gまで無料で2Gまで無料で5Gまで
スマホアプリ
からアクセス
できるできるできるできる

なんといってもGoogle Driveの無料15GBの容量がとびぬけています。人により仕事により必要となるデータ容量は異なるでしょうから、適宜判断して1つまたは複数のサービスを用途別に使い分けたりすると良いでしょう。

私の場合は、仕事のドキュメント類はGoogle Driveを使った共有を行い、個人のプライベートなドキュメントはOneDriveへ保存しています。DropboxはWebサイトのバックアップ用、Chatworkはメッセージ添付のみ、という利用方法です。



スケジュール管理

スケジュール管理はそもそも「紙」の手帳などを使わないことです。紙には紙の良さがあるとは思うのですが、分散された環境で仕事をしていくことを前提にすると、どうしてもオンラインツールによる管理で、発注者やお客様・その他のチームメートと予定を共有する必要があります。

オンラインツールによる場合でも、スケジュールは仕事用のほかに、個人のプライベート用、副業がある場合は副業用、など複数の予定を同時進行で管理しなければなりません。それぞれにツールを分けるのも現実的には面倒なので、できれば1つのツールで、かつ、必要な人に必要な情報だけ共有したい、ということが課題となります。「子供の卒業式」などの予定を仕事の予定表で公開しても意味がないからです。

共有可能で無料で使えるスケジュール管理ツールとして、次の4つを検討しています。

スケジュール管理ジョルテGoogleカレンダーOutlook.comZoho Connect
複数のカレンダーできるできるできるできる
外部公開できないできるできるできない
スマホアプリ
からアクセス
できるできるできるできる

仕事用、個人用、副業用などの複数のカレンダーについてはいずれも実装可能です。私の場合は、Outlookの予定表(無料のOutlook.comではなくOffice365のOutlookですが)を仕事用として、個人用・副業用についてはGoogleカレンダーを使っています。すべての予定はOutlookの予定表の上で統合して見れるようにしていますが、自分以外の仕事の同僚は当然ですが個人用・副業用の予定を見ることはできません。

個人用・副業用はGoogleカレンダーの外部公開の機能を使って、インターネット上に公開しています。ただし、「予定あり」かどうかだけを表示しており、その内容は公開していません。外部の方はこれを確認することで、時間が空いているかどうかだけを確認することができる、という訳です。下記のページに表示されていますので、どんな見え方なのか参考までご参照ください。

公開予定表

今回調べていて、私は使ったことが無いのですが「ジョルテ」もかなり良さげに見えます。日本製ならでは痒い所に手が届く感じが良いです。チーム内のスケジュール管理なら十分使えるでしょう。



Web会議

在宅勤務など分散環境の仕事の場合、「会議をどうするのか?」の問題があります。「会議しない」が基本の答えですが、まったくゼロという訳にもいかないでしょうし、提案や仕事の結果をプレゼンすることもあります。

このような場合便利なのがWeb会議システムです。かつては高額なサービスでしたが、最近では無料で使えるものが出ています。各社の無料プランは次のとおりです。

Web会議ChatworkZoomappear.inSkype
ビデオ
通話
1:1のみグループでは
40分まで
できるできる
10人まで
画面共有1:1のみできるできるできる
録画できるできるできない
有料版でできる
できる

無料版では会議が1対1であれば各社とも違いは無く、画面共有も含めて可能となっています。数名のグループになった場合は、時間や人数に制限が出てきますので注意が必要です。

Web会議では録画機能もかなり重要です。単に議事録起こしのためというより、欠席者に後日見てもらったり、いわゆる「言った言わない問題」を避けるための記録としても使えます。

また、上記のうち「appear.in」はユーザー登録不要なので、相手に事前準備のお願いができず、急に会議する必要が出た場合などに便利です。ただし英語版しかありません。



まとめ

リスクを抑えて小さく始めるという意味では「無料」サービスの活用は有効です。上記のサービスの特徴を踏まえて選択されると良いでしょう。ただし、無料にはリスクもあることをご理解ください。先日も人気グループウエア「サイボウズLive」のサービス終了が発表されました。

サイボウズLiveは無料で使える人気のグループウエアで、上記のような各種サービスが利用出来ましたが、2019年4月15日でサービス終了となりました。利用者が相当多かったであろうサイボウズLiveでさえもサービス終了してしまう、ということで無料ツールの危うさを感じざるを得ません。

従って、ある程度利用頻度が増えて依存度が高まってきたら、有料プランへの変更も検討しましょう。有料プランのほうが機能制限もなく、しっかりペイする可能性もあります。また、冒頭にも書きましたが、この世界は変化が激しいので「寄らば大樹」による安心という面もあります。

その意味では、個人的なお勧めはマイクロソフトの「Office365」を中核に据えることです。WordやExcelといったオフィスソフトに加えて、上述のOneDrive(1TBまで)、Skype、Outlookといった各種クラウドサービスを利用することができます。そしてその他の無料サービスを補完的に使うと良いでしょう。

有料プランでは、個人事業主やフリーランスの場合、ビジネス向け「Office 365 Business」(月額900円。税抜き)から、または個人向け「Office 365 Solo」(月額1274円。税込み)から、となっています(記事執筆時)。ただし、Businessのほうはビジネス向けということで、個人用で使っていた「outlook.jp」のアカウントを引き継げないので、ご注意ください。

この2つのその他の違いや、Office 365 サービスに関する最新の情報は以下よりご参照ください。

Microsoft Store (マイクロソフトストア)

以上、クラウド初心者向け。個人事業主やフリーランスが発注者と情報共有する方法(無料で)、という話題でした。情報共有で業務の効率アップをしたいけどよく分からない!という方は「30分コンサルティング」よりご相談承りますので、下記よりご連絡ください。

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個人的ペーパーレス化のすすめ

ペーパーレス化


個人的ペーパーレス化

個人事業主やフリーランスでも仕事はひとりでできるものではなく、必ず相手がいますから、なんとかペーパーレス化して効率を上げたいと思っても、相手から紙をもらったり、または要求されるのは仕方のないことです。特に日本の会社ではどうしようもないほど紙だらけということになっています。

このため、せめて自分の手の届くところだけでもペーパーレス化して効率アップするにはどうすれば良いだろうか?ということが問題となります。



メリットとデメリット

ペーパーレス化のメリットは、とにかく場所をとらないこと、です。紙(書類)はかさばりますし重いので、置き場所に困ります。仕事場もデスク回りも紙が無い方がスッキリします。紙の利用料が減れば木を伐採せずに済みますし、プリンターのインク代もかからず、トータルコストが下がります。困るのは紙業者くらいで、世の中ハッピーのはずです。

その反面デメリットは検索性や操作性が悪いことでしょうか。つまり、ぱっと手に取ってパラパラ見たい、ざっと流し読みしたい、書き込みたいといった扱いができなくなることです。ですが、最近は様々なツール類やOCRの性能も良くなってきましたし、工夫によりカバーすることができます。

あらゆる仕事でペーパーレス化を実現するにはどうすれば良いのか?探ってみます。



個人ノートのペーパーレス化

(1)問題点

会議などで人が集まると、紙のノートを持ってくる人が多いです。分厚い表紙の洒落たノートや100円均一的なノートなど様々ですが、しょせん紙です。自分もかつては紙のノート派でしたが、ノートが増える一方で保管場所に困るようになり、また古いノートのどこに書いてあったのか分からなくなったりして、利便性も今一つです。

(2)解決策

そこで以下の記事にも書いたとおり、iPadとApple Pencilを使った電子ノートに変更しました。

iPadの場合第6世代以降またはProシリーズならApple Pencilが使えます。iPadにマイクロソフトのOneNoteを入れて、ノートとして使っています。これがめちゃくちゃ便利です。紙のノートを買ったり保管したりする必要もなく、ペンも太さや色が自在に選べますし、文字以外に画像も貼れるので、ちょっとした資料なら写真をとって貼り付けておけます。紙のノート以上のことができます。

また、iPadでノートをとってPCやスマホで見返したり、マルチデバイスに同期してくれるので、ノートの可用性が向上しました。キーワード(タグ)をテキスト入力しておけば、検索にも対応することができます。まだiPadでノートをとっている人を自分以外に見たことがありませんが、お勧めの方法です。



会議のペーパーレス化

(1)問題点

会議やトレーニング、セミナーといった場合の資料をいまだに紙で用意してくれる人がいます。帰りのカバンに紙が入って重くて仕方がありません。特にセミナー資料は紙率が高くいつも困ります。また、名刺を頂いた場合、これも紙なので扱いに困ります。

(2)解決策

可能な場合(失礼でない場合)は、ファイルをメールに添付して送ってください、とお願いするようにしています。特に同僚との会議であれば、確実にメールで送ってもらいます。その方が整理・保存しやすく、見返したり検索したり、扱いやすいです。

セミナー資料はスキャンして自分でPDF化しています。富士通PFU製のこちらのスキャナーが有名ですが、私も使っていて秀逸です。

スキャンしたPDFファイルはGoogle Driveへ保存して「共有」設定をします。共有するとアクセス用のURLが割り当てられますので、このURLを上記のOneNoteの貼っておきます。こうすると、OneNoteで会議やセミナーの議事録を見ながら、配布資料も参照することができるようになります。OneNoteに直接貼っても良いのですが、マイルールでドキュメント類はGoogle Driveと決めています。

名刺はスマホで写真をとって、OneNote議事録に貼っておきます。スキャンした配布資料や名刺は廃棄処分となります。

Microsoft Store (マイクロソフトストア)



帳簿書類のペーパーレス化

(1)問題点

税務上の書類の保管期間は内容により若干違う場合がありますが、10年間は保存する、という場合が多いです。従って、過去10年分の領収書や請求書など、各種各様の紙を蓄積保存しないといけない、ということになります。これが大量で会社によっては倉庫を借りたりしている場合もあります。負担以外の何物でもありません。

(2)解決策

国もこの辺の事情をよく理解していて、法改正(平成17年)により自己が作成する書類(帳簿、決算書類、請求書、見積書等)については、プリントアウトせずに電子データで保存しておけば良い、ということになっています。帳簿や決算書類は会計システムにデータ(バックアップ)が残っていれば良く、請求書等は例えばエクセルなどで作成したのであれば、そのファイルを保存しておけば良い、という訳です。ただし、事前に税務署に申請書を出して承認を受ける必要があります。

相手が発行する書類(請求書、領収書、納品書、契約書)についてはスキャナで読み取って保存しておけば良い、という法改正(平成29年。結構最近です)があり、すでにペーパーレス化を容認する形になっています。ただし、こちらも事前に税務署に申請書を出して承認を受ける必要がありますし、スキャンの解像度やタイムスタンプの添付など細かい決まりも多く、注意して条件をクリアする必要があります。ですが、条件さえクリアできればスマホの写真でも良いことになっています。スーパーやコンビニのレシートなどはこれで対応する方が扱いやすくて良いです。

こういった法改正にも関わらず、いまだに紙を保管しているところが多いです。下記のような書籍を参考に、ペーパーレス化をしましょう。不明な点は税理士に相談することをお勧めします。

以上、個人的ペーパーレス化のすすめ、という話題でした。

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【ITトラブル解決】シマンテックのSEPとバッファローのルーターの相性が悪い件

ルーター

しばらくの間、家のホームネットワークからインターネットに接続できない問題に苦しみまして、ようやく解決しましたので、顛末を書いておくことにします。同じ問題は過去にも各所で起きているようですが、ググってもスッキリする答えが得られなったので、他の方の参考になれば幸いです。



事の起こり

勤務先の情報システム部門から配布されているセキュリティソフトがMcAfee(マカフィー)からSymantec(シマンテック)のEndpoint Protoection (SEP) 14 に変更になりました。自分はこれをMacbookに入れて使っています。勤務先がセキュリティについて厳しいため、設定(ポリシー)はすべてハードコートされた状態での配布です。大手の企業や大学などでもそういうところは多いかと思います。

このセキュリティソフトの交換の結果、Macbookからインターネットに接続できなくなりました。起動してしばらくは大丈夫なのですが、数分すると切断されます。

SEPのログを見ると、「Portscanが遮断されました」という脆弱性のエラーが記録されています。



調べて分かったこと

このエラーはSEPのファイアウォール機能が何かに反応して、外部からの侵入を検知したときに起きるようです。ある意味正常な動作です。

それで何に反応したかというと、家のルーター(バッファロー製)からデバイス管理と称して何かのパケットが出ているらしい、ということが分かりました。最初ウイルス感染を疑ってしまい、遠回りしましたが。

従って、解決策は(1)ルーターの設定を変えてこのデバイス管理を止める、(2)SEP側の設定でこのデバイス管理を無視する、のいずれかになります。

ルーターについては買ってから数年ファームウエアのアップデートをしてませんでしたので、まずこのアップデートをして、ルーターにログインしてみましたが、それらしき設定箇所は無かったです。残念 (・´ω`・)。

SEP側の設定はガチガチにハードコートされていて、変更不可。個人でSEPを導入した場合などはファイヤーウォールの例外として設定可能のようです。

これで詰んでしまいました。



話のオチ

いろいろググってみると、バッファロー製ルーターとSEPの間で同様の問題が起きているようです。要するに「相性が悪い」という話です。セキュリティソフトのほうは勤務先の指定で変えられませんので、結局ルーターを変更することにしました。NEC製のAtermです。



4000円くらいしましたが、交換して問題解決しました。よく「相性」という話を聞きますが、本当にそういうことがあるのだな、と思った次第です。バッファロー製が別に嫌いという訳ではないので、バッファローの中の人、是非直してください!

以上、シマンテックのSEPとバッファローのルーターの相性が悪い件、という話題でした。


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【小さなビジネス応援】IT化の遅れを取り戻したい中小企業の社長さんへ処方箋

IT化

中小企業のIT化が遅れている、と言われて久しく、実際見ていてもそうだと感じます。どうしたら、ITを活用して会社を強くすることができるのか、考えてみます。



中小企業のIT化の遅れ

下図はEDI(電子商取引)の利用状況ですが、大企業と中小企業では大分開きがあります。電子商取引とはインターネット上で見積・注文・請求・決済などを行うもので、中小企業においても徐々に徐々に利用が進んでいるようです。

グラフ1

(出典:中小企業におけるITの利活用 – 中小企業庁 平成28年)

とはいえ、まだ半分近くの企業は利用しておらず、紙の伝票や帳票を使った昔ながらの方法で仕事しています。同じ中小企業でも規模の小さいところほど、その傾向はあるでしょう。逆に言うと規模の小さいところほどIT化の効果が出やすい、すぐに効果を実感できる傾向があります

大企業もそうですが、中小企業でも規模が大きくなると、IT化に対応できない人というのが一定割合いて、抵抗勢力になりがちです。こういう方々をサポートして「味方」にすることが実は乗り越えるべきハードルだったりします。規模が小さく、例えば社員10名程度のような会社であれば、このハードルが低くなり、かえって導入効果が出やすいという訳です。



IT投資を行わないと儲からない

下図はIT化をした場合としない場合で売上高経常利益率(要するに儲かりやすさ)がどう違うか?を示したものです。はっきりと「IT投資あり」のほうが有利と出ています。

グラフ2

(出典:中小企業におけるITの利活用 – 中小企業庁 平成28年)

わずかの違いのように見えますが、これが毎年複利効果で積みあがっていくことを考えると、数年後には大きな差になります。「強いものや賢いものが勝つのではなく変化したものが勝つのだ」というダーウィンの言葉がありますが、まさにそういう感じです。IT化に舵をきって会社を強くしましょう。



IT投資を行わない理由

IT投資をやれば儲かりやすくなるのに、なぜしないのか?調査では下図のような理由により、IT投資を行わない(行えない)とあります。いくつかピックアップして見ていきます。

グラフ3

(出典:中小企業におけるITの利活用 – 中小企業庁 平成28年)



(1)人材がいない

これがトップの理由です。企業の規模にもよりますが、とても「情報システム部」とか専任の担当者を置いたりすることは無理、ということになります。そんな余裕は無い、というのは当然の話です。

そうすると経理とか総務の人に重ねて担当してもらうとか、社長が自ら担当するとか、そのような方法になりますが、いずれもITに疎くてよく分からない、勉強している暇も無いというのが実情でしょう。

また、外部のコンサルタントにお願いしようとしても、中小企業を対象として「経営」と「IT」の両方のコンサルティングができる人は意外と少ない、という状況があります。大手のシステムコンサルは高価ですし、そもそも中小企業を相手にしない、ということがあります。

ですが、後述のように、IT人材の問題を解決する方法はあります。


(2)費用対効果が分からないので投資しずらい

IT投資というと結構値が張るというイメージがあります。パッケージソフトのライセンスも高いですし、導入・運用にかかるコストも高いです。システムコンサルやベンダーから見積をとってもため息しか出ませんし、その金額を払って本当にリターンがあるのか、信じることができない、というのも無理はありません。

ですが、後述のように、費用対効果の問題を解決する方法はあります。


(3)中小企業側に予算が無い

初期コスト・運用コストともに高価ということになれば、負担できないという判断になるのは当然です。

ですが、後述のように、コストの問題を解決する方法はあります。


(4)IT化しても使いこなせない

社員がベテランであればあるほどITへの抵抗が強くなります。「ITリテラシー」という言葉がありますが、生まれたときからスマホがある今の若者と違って、ベテラン層にとっては新しいITシステムはきついものです。また、年齢と関係なく、10年以上の慣れ親しんだやり方を急に変えるというのはだれでも難しくて当然です。

ですが、後述のように、ITリテラシーの問題を解決する方法はあります。


(5)取引先の要請でIT化が進まない

上記の調査にはありませんが、結局のところ、取引先など周囲の企業と歩調を合わせる必要から、やむを得ず紙伝票のような古いやり方のまま、ということは往々にしてあります。自社だけ先走っても仕事にならない、という訳です。これは大企業においても「ある」話で、特定のお客様だけ紙伝票で対応など、いまだに存在しています。

これが日本企業は生産性が低いとされる理由のひとつで、全体の問題ですから、残念ながらなかなか有効な解決策が見当たりません。



IT化を進めて会社を強くする処方箋

(1)ITメンターを持つ

IT人材の問題を解決するための提案は、「ITメンター」を持つことです。ITメンターとは、「IT」と「経営」に精通して中小企業の社長や現場の相談相手となる人のことで、社員ではなく外部から入ってもらうようにします。

外部から入ってもらう場合、その方法は2つあって、ひとつは私のような個人でやっているIT経営コンサルタントを使うやり方、もうひとつは大手のITコンサルやベンダーを退職した人を顧問として使うやり方です。

このやり方であれば、下記のコストの問題も解決しつつ、「IT」と「経営」についてのアドバイスを受けることが出来ます。


(2)コストを抑える

前述のとおり大手のITコンサルではコストが高くて中小企業では負担できないことが多いです。また公機関を通じてシステムに強い「中小企業診断士」を招くという方法もありますが、ITコンサルほどでないにしてもコストがかかり、最初からそこまで踏み込みにくいという感じがあります。

個人のIT経営コンサルタントか、定年退職した人との業務委託契約であれば、コストを低く抑えることが可能です。個人のIT経営コンサルタントの場合、まずスポットコンサル(単発コンサルティング)を10万円程度の予算で数回受けてみて、良いなと思ったら顧問契約するという方法があります。顧問契約も仕事内容にもよりますが月あたり5万円程度から可能ですので、いきなり高額な負担ということにはなりません。


定年退職した人の場合でも同様で、月10万円程度の顧問料を支払い、週に1-2日くらい出社してもらう、といった感じになります。業務委託なので社会保険料を負担する必要もなく人件費を抑えることができます。定年退職したシニアでもIT化の経験があって、心身ともに元気な方はたくさんいますので、人材紹介会社にあたると良いでしょう。

また、IT化に取り組む内容についても、いきなり大きなシステム化を企図するのではなく、身の回りの「小さなIT化」から取り組みます。これにより当初コストを抑えることができます。

最初から高額のIT投資を考えるのではなく、低コストで人材を手当てして、小さなスタートをするところから始めます。


(3)費用対効果を出す

上記のように「小さなIT化」からスタートして、早めに費用対効果を実感することが大事です。これは社長自身のためにも、従業員にとっても重要なことで、効果を実感することで、次へのモチベーションが生まれます。

費用対効果の指標と目標の設定は上記のITコンサルタントや顧問と社長が相談して行い、数字を見ながら進めていきます。

「小さなIT化」とは例えば次のようなものです。中小企業においては比較的早期に効果が見込めるものです。

  • パソコン1人1台化
  • ペーパーレス化
  • クラウドシステムを利用した情報共有
  • Excelマクロを使った簡単な自動処理
  • Webサイト(ホームページ)の改善
  • Webマーケティングの実施

これらを小さくスタートして、PDCAを回しながら継続することで失敗しにくい状態になります。


(4)ITリテラシーを改善する

IT化は結局のところ人の問題が大きいです。社員のみんなが使いこなせるように、導入支援や運用支援を行う必要があります。つまりユーザーサポートです。ユーザーサポートを外部のITメンターに依頼することも可能ですが、コストを考えるといずれは自社内のメンバーでサポートできるように人材を育成した方が良いです。ITメンターにはこの社内のサポート要員の育成と補助をお願いする、というのが理想的です。

ITリテラシーのもう一つの面は「情報セキュリティ」です。セキュリティ対策の知識がないと、IT化が別のリスクを生むことになるからです。特に、パスワードや情報の漏洩を防ぐための基準作りとセキュリティソフトの運用が必要となりますが、難易度が高く失敗できないので、この部分だけITメンターに委託するという手もあります。



まとめ

中小企業がIT化の遅れを取り戻して、経営体力の強化を行うには、「経営」と「IT」に精通した外部人材を「ITメンター」として低コストで招き入れ、「小さなIT化」から着手して費用対効果を実感しながら、徐々に内部人材を育成し、将来的には基幹システムなどの大きなIT化に挑むという流れがお勧めです。


以上、IT化の遅れを取り戻したい中小企業の社長さんへ処方箋、という話題でした。関連して、こちらの本なども参考にどうぞ。


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【小さなビジネス応援】IT人材のいない中小企業でもITを使った業務効率化をする方法

pc

中小企業の生産性

中小企業の労働生産性は低いです。下図はそれを示した分析で、人口の7割を占める中小企業の生産性は3割を占める大企業のそれと比べて非常に低くなっています。特にどの業種が、ということではなく、全般的にどの業種でも労働による付加価値が小さいことが分かります。

生産性分析

(出典:中小企業の生産性分析 – 中小企業庁)

これにはいくつかの理由があります。個別の例で事情が異なると思いますが、一般的に言うと理由は大きく2つです。ひとつは設備投資の違い、もう一つはIT投資の違いです

設備投資については特に製造業や建築業などで「ハードウエア」を扱う場合に顕著です。要するに最新の設備や機械装置に更新できない、そういう投資をする余裕が無いために相対的に生産性が低くなるのです。下請け企業などでは値下げのプレッシャーを受けながら人件費を払うのがやっとで、設備投資の取替え資金まで回らないのです。これが中小企業の経営を苦しくしてまう負の連鎖の原因になっています。

もう一つの理由のIT投資については、設備や機械装置ほどのまとまった資金を要する投資ではありませんので、労働生産性を改善するための一手として取り組みやすいものとなっています。IT投資によって仕事の時間短縮が可能になれば、ブラック職場の解消につながり、人の定着率アップ、従業員満足向上など、正の連鎖のきっかけとなる可能性があります。

ところが、実際にはなかなかIT投資が進まないのは何故か?というと、周りに「ITを知っている人がいないから」です。最近はクラウドだとか、AIだとかいろいろ便利そうな話を聞く訳ですが、いったい何をどうしたら良いか分からない。情報システムに詳しい人も会社にいないし、担当者を採用する余裕は無い、だから、放置されてしまうのです。

これが非常にもったいないことです。もし社内に人材がいないなら、自分のようなフリーのコンサルタントを雇ったり、商工会などを通じて中小企業診断士の先生に入ってもらうとか、対応の方法はあります。費用が気になるところですが、依頼内容にもよりますが、フリーのコンサルタントなら数十万円程度でしょう。公的機関を通じて中小企業診断士の先生にお願いする場合などであれば、助成金の適用を受けられる可能性もあります。まずは、問い合わせせて、相談してみましょう。



パソコンとインターネットを導入する

実際に中小企業を見ますと、現在であってもパソコンとインターネットがまだ業務で活用されていない、という事例を見かけます。下図は平成27年に中小企業にパソコンとインターネットを利用しているかどうか調査したものですが、25%程度もの企業が「利用していない」と回答しています。これでは生産性が上がるはずがありません。

IT利用

(総務省統計局「平成27年国勢調査抽出速報集計結果」より作成)

もしまだパソコンとインターネットを利用していないのであれば、まず、事業所にインターネット回線を敷設しましょう。次に、1人あたり1台のパソコン環境を実現します。もちろん仕事の内容によるので一概には言えませんが、特に事務系の仕事であれば、これは必須の環境で、ここからが生産性改善のスタートになります。

事業所向けのインターネット回線であれば、一般的なのはNTTの「フレッツ光 」です。

フレッツ光は業者を通して申し込むとキャッシュバックのようなキャンペーンの適用を受けるものがあります。下記より内容をご確認ください。

最大70,000円キャッシュバック!【フレッツ光】

「フレッツ光」の回線を敷設しただけではまだパソコンはインターネットには繋がりません。インターネットに繋がるためには、(1)OCNのようなインターネットプロバイダーとの契約、(2)回線とパソコンを繋げるためのルーター機器、(3)パソコン上での設定作業、が必要になります。業者を通じた申し込みでこういった煩雑な手続きも軽減することができます。


パソコンについては、最新のモデルは必要ありません。中古パソコンで十分ですから、全額当期の経費としてして落とせる1台10万円未満で購入しましょう。かといってあまりボロボロでも使えませんので、3年保証付きで安心の下記のような実績のある優良業者をお勧めします。

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自社ウェブサイトを持つ

自社ウェブサイト(ホームページ)は生産性の向上に貢献してくれます。24時間あなたの会社を紹介・宣伝してくれ、あなたの代わりに基本的な質問に回答してくれますし、お問い合わせフォームを設置すれば、顧客対応も手伝ってくれます。ショッピング機能を付ければ営業もしてくれます。

そう考えますと、自社ウェブサイトを持つことは「投資」と考える事ができます。単なる月額いくらの費用ではなく、投資として考えて積極的に取り組むことをお勧めします。もちろんお金のかかるお洒落で高機能なものを作ればよい、という訳ではなく、各自の事業内容に合ったもので十分です。

肝心なことはウェブサイトにどんな働きをしてほしいのか、設計することです。最初のうちはこういう機能、やがてこういう機能と段階を分けて考えましょう。大よその案が出来たらウェブサイト制作のプロに相談したほうが良いです。もし自力で最小限の自社ウェブサイトを作ってみようとするなら、下記のような簡易なサイト作成サービスがお勧めです。

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紙をなくす

生産性の低下を招くもう一つの要因は「紙」の存在です。事務手続きに必要となる様々な書類、作業記録などのファイル類、マニュアルなどの冊子、FAXで届く依頼書など、生産性の低い職場には「紙」が溢れています。

「紙」が生産性に悪影響を及ぼすのは、(1)検索ができない(1枚1枚見る必要がある)、(2)紛失しやすい、(3)保管場所がとられる(スペースコストがかかる)、といったことがあります。

このため、「紙」は可能なかぎり廃止して、データ化することをお勧めしています。まずオフィス文書(WordやExcel、PDFなど)はデータのままやり取りして印刷しないようにします。最初抵抗があるかもしれませんが、プリンターの台数を減らしたりして、「印刷しない文化」を根付かせます。データのまま扱えば、Google Drive、Dropbox、OneDrive等のクラウドを使う事で容易に検索することができるようになります。

こうなると書類は整理したり探したりする必要がなくなり、検索一発で探し当てるようになり、相当の時短になります。結果、紛失しませんし、保管場所も不要となります。ついでにクラウドならバックアップやセキュリティの心配もありません。いまどきのクラウドサービスは、自社で運用しているよりもよほど安心なのです。

どうしても外部から「紙」が来てしまう問題がありますが、少量ならスマホで写真にとってクラウドに保存し、原本は捨てましょう。私は名刺なども写真を撮って捨てていますが、あとで検索できるので困った事はありません。量が多いようならスキャンします。

また、FAXはインターネットFAXに変えます。日本の商習慣ではいまだにFAXが多く、自社だけでは変えようもありませんので、せめてパソコン上から送受信できる環境を準備します。以下のjFAX がお勧めです。月額990円、申し込みから30日間無料で試せますので、一度お試しください。



情報を共有する

事務所のIT化、文書のデータ化が進んできたら、次に「情報の共有化」を行うと、さらに生産性が向上します。企業規模の大小を問わず、一般に情報が属人化していることが多いですが、そうなると情報のやり取り(情報の行き来に要する時間。オーバーヘッドとも言います)が多く発生して、逆に生産性が下がったりします。メールにWordやExcelのファイルが添付されて飛び交っている状態ですね。

そうではなくて、情報は一箇所に置いて、それをみんなで参照・更新する仕組みにしましょう。そうすればどれが最新バージョンなのか混乱することもありませんし、うっかり誤送信で外部に流出したりといった危険も回避できます。

規模が大きな業務であれば、CRM/SFAとかERPとか「情報の共有化」を行うシステムの導入を検討しますが、中小企業であれば、ほとんどの場合これらのシステムは不要です。システムを売りたい業者が必要と言っているだけで、実際のところ、WordやExcelのようなオフィス文書を共有する仕組みを導入すれば事足ります。

最近は共有化の仕組みもいろいろありますが、自分がお勧めしているのは、マイクロソフトのOffice365に含まれている「SharePoint Online」というサービスです。こちらのサービスはマイクロソフトですからオフィス文書との相性もよく、社内・社外への共有設定が簡単で扱いやすいものになっています。パソコンだけでなくスマホもサポートしていますので、通勤の途中で文書をチェックしたり、といった活用もできます。欠点は最初の導入設定が多少厄介なので、やはり詳しい専門家に最初は助けてもらった方が良いということになります。

まとめ

中小企業の生き残りのために「生産性の向上」は必須でしょう。生産性の向上がコストを下げ、資金繰りを楽にし、設備投資を促し、職場を改善して人の定着率を高くする、という「正のスパイラル」のきっかけになります。

特にIT投資は重要ですが、人材不足でなかなか手が出せない、というもの現実です。であれば、外部の助けを得る事を考えましょう。私のような独立コンサルタントに相談するも良し、公的な機関から中小企業診断士を紹介してもらうのも良いでしょう。料金を聞いて「価値が無い」と思ったら止めれば良いのです。何もしないで時間が過ぎていくのが一番怖いことです。まずは小さなスタートをお勧めします。


以上、IT人材のいない中小企業でもIT を使った業務効率化をする方法、という話題でした。





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【働き方改革】生産性を2倍にするスマホ2台持ち。GalaxyS8とBlackBerry KEY2

スマホ

スマホは飽和に近い

日本においてはスマホ市場も飽和に近い用相を呈しています。下図の調査のように、2016年時点でも全体で半分以上に行き渡り、20代・30代にいたっては90%を超えてしまっています。

スマホ飽和(出展:総務省調査 スマートフォン個人保有率の推移)

そうなると、供給する側としては2台目を持って欲しい、ということになるのでしょうが、2台持って使い分けることにより、生産性を改善することができます、という話をしたいと思います。



スマホ2台の使い分け

スマホを2台所有している場合は、1台は仕事用もう1台は個人用として使うことが多いと思います。私もかつてはそうしていたのですが、最近はちょっと変えまして、1台はインプット用、もう1台はアウトプット用として使うようにしています。

このように使い分けることで生産性が向上しました。

インプット用とは文字通り情報を収集するためのスマホということです。アウトプット用とは情報を出力して文章を書く目的で使うスマホということになります。

インプット用

インプット用のスマホとして使っているものはこちらの GalaxyS8です。

記事執筆時点においてSamsung Galaxyシリーズの最新のモデルはGalaxyS9ですが、 S8を1年ほど前に購入して現在も使用を続けています。現在も使用を続けており、特に問題なく快適に使っています。なぜGalaxyS8をインプット用にしてるかと言うと、有機ELのディスプレイのため発色が美しく、ベゼルが狭く表示領域が広いですので、「読む」という作業に向いているからです。

こちらのスマホでは主に情報を収集を目的としていますので、ブラウザやメールアプリの他Amazon Kindleで電子書籍、Feedlyを入れてRSS配信を受ける記事を読むために使っています。

特にKindleはよく使っていて、電車の移動中やちょっとしたスキマ時間に読書をするためにこちらのGalaxyS8を使っています。

さらに音楽プレーヤーとしても使っており、音楽再生アプリや Podcast それからラジオクラウドといったアプリで、「耳からのインプット」用としても活用しています。

アウトプット用

一方、アウトプット用スマホとして使っているのはこちらのBlackBerry KEY2です。

見て分かる通り、このスマホの最大の特徴は物理的なキーボードがついているということです。どちらかというと「変態」スマホですが、 BlackBerry 伝統のキーボード付きスマホということです。

このキーボードを使うことで文字入力の生産性が格段にあがりました。通常のスマホであれば、ソフトウェアキーボードを使ってフリック入力などで入れていくわけですが、個人的にどうしてもフリック入力が馴染めず、困っていました。練習してもちっともうまくなりません。それで今年になってこのBlackBerry KEY2が発売となり、そそくさと乗り換えた次第です。

このスマホはフリック入力が苦手なおじさん世代にぴったりなスマホではないかと思います。使い勝手に慣れるまで少し時間がかかりますし、キーが小さいので隣のキーを押してしまったりすることもありますが、慣れてしまえばかなりスイスイ入力できます。このキーボードを使ってプチプチとローマ字入力をする方が、自分にとっては全然スピーディに文字を入力することができます。フリック苦手世代のみなさん、お試しください。

アウトプット用ということでこちらのスマホにはメールアプリのほか、Line、Twitter、Facebook、Googleドキュメント、Excelのような何かを書き込むためのアプリケーションが中心に入っています。

その他のメリット

スマホ2台持ちの別のメリットは、もちろん二つの電話番号を持つことです。1台を個人用、もう1台を会社用とできます。夜になれば会社用は電源を切ってしまいますので絶対にかかってこないと言うことになります。さらに、もう一つのメリットは電池切れ対策です。うっかり充電を忘れた時に、どちらか一方が電池切れになったとしても、オンラインの状態を続けることができます。

自分のゲームなどをやりませんので、滅多に電池切れということはありませんが、それでも2台持っていることによる安心感というのがあります。

おススメの回線

スマホやタブレットを2台3台と持つようになりますと、一つの契約で複数の SIM がもらえるものもらえる回線業者と契約する方がいいです。

私の場合はイオンモバイルと契約してSIMを3枚持っています。2枚は上記のスマホ2台、もう1枚はデータ専用でタブレットに使っています。

イオンモバイルは近所にイオンがあれば大抵はすぐに店頭で契約出来ます。ネット経由ですと時間がかかり結構面倒ですが、買い物のついでに店頭で手続きできれば手間が省けます。また、有料ですが留守番電話サービスもあり、海外へのローミングサービスもあります。しかも安い。SIMカード最大5枚でシェア音声4GBプランが月額1,780円!(ただしSIMカード追加1枚ごとに月額200円かかります)。契約年数の縛りもありません。自分としては非常に助かっています。詳しい情報は以下よりどうぞ。

イオンモバイル

↓ ↓ ↓

イオンモバイル

以上、働き方改革に貢献する生産性を2倍にするスマホ2台持ち、という話題でした。

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iPad第6世代は優秀な電子ノート

新しいiPadでライフハック

2018年3月にアップルから新しい iPadが発売されました。第6世代と言われているものです。

 

今回は主に学生(生徒)向けとしてマーケティングイベントの中でアピールされて出てきたものです。最大の特徴はApple Pencil に対応したということです。

 

第6世代iPadは電子ノート

Apple Pencil はこれまで iPad Proでしかサポートされておらず、iPad Proは一番安いものでも7万円ほどからとなっており、高価であるため簡単には買えなかったわけです。ところがこの第6世代 iPadは安いものでは4万円程度ということで、Apple Pencil と合わせて買っても5万円ほどにしかならないので、これは買いだ!ということですぐに飛びついてしまいました。

性能的にはもちろんiPad Pro には及ばないのでしょうが、決まった用途として使うのであればこの iPad はとても良いと思います。決まった用途とは、ズバリApple Pencilを使った「電子ノート」と「お絵かきツール」です。私の場合、完全のこの2つの用途だけで使っています。

私は、これまで佐藤優氏のこちらの本に書いていることを真似してノート1冊主義で色々なことはすべて一冊のノートにまとめて行きました。会議でのメモやアイデアの書き出し、読書のメモ、フランス語の練習など全て1冊のノートでやってきたのです。

ですが、紙のノートを使っているとどうしても紙がなくなりますので、その補充の心配をしたり、過去ノートの保存に場所が必要だったり、過去ノートの検索がやりづらい、といったデメリットがありました。その反面、紙にペンで書くのであれば非常に柔軟性があり、扱いやすいというのが最大のメリットでした。

このメリットを活かしつつデメリットを消すのが iPad をノートとして使うやり方です。




ノート用アプリの選択、利点・欠点

ノートを取るためのアプリは数多くあるのですが、私は検討の結果、マイクロソフトの OneNoteを使っています。OneNote を選んだ理由は、(1)無料である、(2)クラウドに自動保存してくれる、(3)複数のデバイスでそのノートを共有することができる、といった点です。

特に(3)は重要で、iPad で手書き記録したノートをWindowsパソコンやMacbookで参照したり、Android のデバイスで参照したりすることができます。このデバイスフリーで使えることでノートの活用の幅が一気に広がりました。

欠点としてはEvernoteのようなOCRの対応が無いことでしょうか。このため、手書き文字を認識して検索対象にするということができません。このため、ノートのタイトルについてはテキストで文字入力して、後から検索しやすくしています。また、内容についてはタグ付け無意味でいくつかのキーワードをテキストでノートに付けて検索の助けにしています。

元々たまに自分でも読めないくらいの悪筆なので(笑)、OCRには最初から期待できないという面もあり、ここは捨てました。

その他の利点としては、紙という物理的制限から開放されたことです。紙の補充は心配がなくなりましたし、保存場所にも困りません。ただ、マイクロソフトがクラウドを止めたら過去ノートはどうなるの?という不安が無いでは無いですが、それは心配しても仕方ありません。

また、使い始めて意外に便利なのは、iPadで写真を撮って、そのまま貼り付ける機能です。いちいちメモを取ったりすることがめんどくさい時は、写真に撮ってそのまま貼り付けてしまうと効率が良いです。また、まだやったことがないのですが音声などを収録してそのままノートに貼り付けるということもできるようです。

 

Apple Pencilの書き心地

Apple Pencilを使った書き心地は非常に良いと思います。ほとんどノートにボールペンで書いているのと同じ感覚です。描線の追従が遅れてくるというようなこともありませんし、細い字も書くことができます。

ただ使っていて唯一困ることが、どうしてもペン先の他に手が画面を触ってしまいますので、それを入力と勘違いされて手がなぞったところに線が引かれてしまうことがあります。この場合には消しゴムツールを使ってその線を後から消すということを行わなければいけません。手を浮かせていれば良いのでしょうが、自分にはそんな器用なことができないので諦めて消しています。

また、書き味を紙に近づけるためにiPadの保護用のフィルムはペーパーライクと言われているタイプのフィルムを買いました。これを使うと少しザラザラした感じの書き味になり、若干目の粗い紙に書いている感じです。ペン先の磨耗が心配ですが、基本的には気に入っています。

 

Procreateでお絵かき

もうひとつの用途は趣味で絵を描くときのツールとしてこの  iPad と Apple pencil を使っています。絵を描くといってもデッサン力はゼロなので、写真を取り込んでトレースし、色を塗って遊んでいるだけです。早い話が「大人の塗り絵」です。

Procreate – Savage Interactive Pty Ltd

お絵かきアプリもいろいろありますが、私はProcreateというiOSのアプリを購入しました。1,200円ほどしましたが、非常に良くできたアプリで素人にもったいないぐらいです。利用者も多いようで、Web 上に使い方やコツについて書かれた記事が多いので、こういったものを参考にしてお絵かきを楽しんでいます。

以上、iPadを電子ノートとして使ってみたという話題でした。iPadを手書きツールとして使う仕事術については下記の本もおすすめです。

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最近のキーワードRPAについて考えたこと

最近 RPA と言うキーワードをよく聞くになりました。RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略で、色々な作業をロボットを使って自動化しましょうということです。

それで、いったいこれはどういうものなのだろうか?と思いまして、とある会社が主催したRPA関係のセミナーに行ってきました。そちらで考えたことを少し書いてみたいと思います。

(セミナー会場の恵比寿ガーデンプレイスにて)

RPAとはどんなものか?

セミナー会場は超満員でこの RPAに対する関心の高さが感じられたわけですが、内容的には正直言ってそれほど目新しさを感じませんでした。

要するに RPAというのは、「デスクトップの自動化」という感じで、簡単に言うとExcel マクロを使った自動処理のような小さな作業の定形繰り返しをサポートするものだということです。

これ自体はかなり以前からあった考え方ですが、ちょっと新しいのは色々なアプリケーションをまたいで自動化するためのプラットフォーム・システムを「ロボット」と称しているということです。

なので別にペッパー君のようなロボットが会社の席に座って事務処理をするとか、そういうことではなくて事前にプログラムした定形繰り返し処理をプラットフォームを使ってやりましょうという感じです。

これだけであれば、以前記事に書いたようなUWSC を使ったWindows の自動化というのはずいぶん前からあった話ですし、私も含めてすでに活用している人もたくさんいるかと思います。UnixのShellスクリプトとか基本的な発想は全部同じですね。

UWSCというWindows自動化ツールが超便利だった

特徴としては、すでにあるWindows自動化に AI であるとか画像処理とか割と新しい技術を組み合わせていることです。これらがトータルでRPA と言う概念を作っているようです。




RPAで具体的にできること

具体的にどんなことができるのかと言うと次のようなものです。

  • コールセンターのような窓口業務 → チャットボットが対応
  • 伝票入力 → OCR が読み取ってアプリケーションへ入力
  • 大量のインバウンドメール → メールの文章をスキャンして内容を判断した上で適切な担当者へ転送
  • 各種レポーティング → 自動作成と配信
  • システム開発におけるテスト → 自動実施と結果のレポート

 

なぜRPAブームなのか

なぜRPAが流行っているのかといえば、ERP(Enterprise Resource Planning)とかSFA(Salesforce Automation)とか全社規模の大きなシステムを入れても、結局のところ生産性が上がることはなく、むしろ現場レベルでは低くなっているという現実があります。

システム屋さんの売り文句に乗ってERPとかSFAとか入れてみたのだが、どうもいまひとつ、と思っている人は多いです。そういう人たちが、今度も「働き方改革の切り札!」とかシステム屋さんの売り文句に乗ってRPAの導入を検討している、という感じがしてなりません。永遠にカモられている感じ。。。

もっと大事なことは、なぜ定型的な繰り返し作業があるのか、そちらを無くすことでしょう。FAXからデータを読み取ってアプリケーションに自動入力させる前に、FAXを無くすことを考えたほうが良いと考える次第です。

ちなみにこちらの本は会場でも手売りしていました。結構売れているのでしょう。RPAについて知りたいという方には良いと思います。


以上、最近のキーワードRPAについて考えたこと、という話題でした。




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Samsung S8を買ってよかったと思うこと

2年ほど使ったiPhone 6がiOS11へのアップデートでさすがにもっさり感が出るようになってしまい、ちょっと我慢できないレベルに達したため、買い替えを検討。いろいろ調べてSamsung S8に買い換えて1ヶ月ほど経ちました。Samsung S8にとても満足しており、買って良かったと思うことを書きます。

値段が安い

iPhone7や8またはiPhoneXも候補だったのですが、値段が高すぎる!スマホ1つに14万円はちょっと無駄な気がしました。Samsung S8は日本名がGalaxy S8ですが、新品未使用品がYahoo!オークションなどにちらほら出ており、安く買えます。私の場合新品が7万円程度で入手できました。消費税も無しです。ここにイオンモバイルの格安SIMを差し替えて使っています。

 

会社のメールが見れる

私が勤務している会社では一定の機種に限ってBYODサービスを受けることができます。要するにスマホと回線を自腹で準備したら、会社の環境にアクセスさせてあげるよ、というサービスです。それで、Samsung S8はこれに該当していましたので、早速申し込み会社のメールを見ることが可能になっています。Samsung S8にはSAFEというセキュリティプラットフォームが内在するそうで、そのおかげでVPNとか面倒な接続も不要で、とても快適です。

 

動作が安定している

アンドロイド端末はかなり以前にも試したのですが、しょっちゅうハングしたりリブートしたりして、電話がこれじゃダメということで使うのを止めた経緯があります。当時はiPhoneのほうがはるかに安定していたのです。ところが最近はハード・ソフトともに進歩したようで、Samsung S8の動作は非常に安定しています。ハングやリブートが無いことはもちろん、遅くなることも無いですし、電池の持ちも良いです。長年親しんだiPhoneに別れを告げましたが、別に問題なかったです。

 

アプリが遜色ない

以前はiOSのアプリのほうがアンドロイドより豊富で、ソフィスティケイトされていました。ところが最近は全く遜色無く、iOSにしかないアプリというのは稀なのではないでしょうか。少なくとも自分が使うようなものは全部そろっています。使い勝手が多少違ったりしても直ぐに慣れました。

 

画面が綺麗・音が良い

画面は有機ELというのだそうですが、とても綺麗です。iPhone6のRetinaも綺麗でしたが、さらに良く見えます。特に、よく言われるように黒が綺麗ですね。音も良いと思います、あまり詳しくないのですが。あと、イヤホンジャックが付いてるのが何気にありがたいです。

 

ロック解除の認証が簡単

Samsung S8の認証方式は、顔または虹彩(眼の)、指紋、パターン入力、の3つが同時に使えます。普段は顔認証ですが、マスクしているときは指紋認証、それもダメならパターン入力となります。顔認証も指紋認証も非常に素早く快適です。iPhoneXの顔認証のみが不便と言われていますが、そうだろうなと思います。複数の方法が同時にできないと普段の生活では不便と思います。ただし、指紋認証のセンサーが裏についているのがちょっと触りにくいですが。

 

持ちやすい

Samsung S8はちょっと横幅が狭く(つまり縦長に)なっており、これが微妙に持ちやすい感じになっています。画面の大型化で持ちにくい端末が多いですが、わずかに狭いだけでもだいぶ持ちやすいです。また、おしりのポケットとかにも入れやすいです。

 

残念だったこと

と、ここまで大満足なのですが、1点だけ残念だったのは、画面の淵が局面になっていて、ガラスフィルムを貼ると、ちょっと浮いたような状態になってしまうことです。このため、画面タッチの感度が悪くなってしまいました。あまりに感度が悪いので、結局剥がしてしまいました。ネットでみると相性が悪いものは悪いらしいです。自分のやり方が悪いのかもしれませんが、まあ割れるときは割れるかなということで、フィルムなしで手帳型ケースにして画面を保護する方法にしています。

このように振り返ると、よほどAppleから魅力的なiPhoneが出てこない限りはiPhoneに戻る必要は無いかなと思っています。Macbookと連動できるといっても、連動して使ったことも無いですしね。

以上、Samsung S8を買ってよかったと思うこと、という話題でした。

 

 

 

UWSCというWindows自動化ツールが超便利だった



普段プロジェクトマネージャーなどやっていますと、時として単純作業をやるはめになります。今回も業務システムの更新があったのですが、データを古いシステムから新しいシステムに移す必要がありました。

データ・マイグレーション

この作業はデータ・マイグレーションと呼ばれて、普通は自動化を考えます。データベースからデータベースへ直接入れることも考えられますが、現実的にはいったん対象のデータをExcelなどに落として、加工修正やごみデータのクリーンアップを加えて、整理したうえでExcelからターゲットのデータベースにローディングするということになります。

データ量が少なければユーザーが自分でアップロードすることもありますが、ローダーといわれるツールを使ってIT部門が一括してデータを取り込むのが普通のやり方かと思います。

ところが・・・予算の都合とか、データ量とか、いろいろな都合で、「手で入れて」という話になることも現実には多いです。つまり古いシステムにデータを表示して、それをコピペで新しいシステムへ1件1件手入力で入れていく、ということです。




データ・マイグレーションはうまくいかない

実際のところ、データ・マイグレーションを自動的に行ってもうまく行かないという経験をなんどもしています。データにゴミが混じっていたり、マイグレーションの設計ミスとか、いろいろ理由はありますが、100%きれいにデータが移って満足したためしはありません。

そうなると、やはり頼るべきは人手・人力です。工数がかかって無駄のような気がしますが、マイグレーションエラーの後処理を考えると結局コストが安いかもしれません。むろん件数・内容にもよりますが。

そんなわけで、今回は自分もこの人力入力に参加することに。数千件のデータのコピペですが、単純なコピペではなく、若干の条件分岐もあり、面倒なことこの上ないのです。非常に疲れますし、虚無感に襲われまくります。

こんなの自動化できないのかなーと思い、調べてみたこところ、ありました。UWSCというフリーのツールが。

Windowsの動作自動化ツールUWSC

こちらのツールを使うと、定型的なWindowsの動作を自動化することができます。

UWSCを使った具体例についてはこちらの記事を参照しました。

UWSCでパソコン自動化!単純作業で消耗しない仕事術

こちらの記事にあるとおり、自動化といっても難しいプログラミングは必要ありません。基本的に定型動作を記憶させて、それを再生することができるのです。




UWSCでどんな作業ができるか

自分の場合でいうと、Excel画面に切り替える→あるセルのデータをコピーする→ツール画面に切り替える→ある項目にデータをペーストする→またExcel画面に切り替える→その隣のセルのデータをコピーする→ツール画面に切り替える→1つ下の項目にデータをペーストする、以上を7-8項目について行って、最後にツール画面の保存ボタンを押して1回転終了、という感じです。

これを自動化してPCに繰り返し作業してもらうことで、退屈な手作業から開放されます。また作業ミスが激減します。人間が同じ作業を繰り返すと、どうしても集中力が切れてミスしがちです。自動化だとその心配がありません。

UWSCを使う上でのコツ

ただ、これをやるにはいろいろとコツがあることが分かりました。

  • マウスの動きやキーボードの打鍵を記憶してそのとおり動くだけ、なので、マウスポインターの位置がずれたりするとうまく動作しない。ターゲットとなるデータやツール項目の位置が同じ場所にあるように工夫する必要があります。このため、例えばExcelのカラムサイズを変えたりするととたんに位置がずれてしまい、また記憶からやり直しになります。
  • 早く操作しすぎると記憶されないことがある。マウスの動きやキーボードの打鍵が全部キャプチャーできないことがありますので、なるべくゆっくり操作して記憶させましょう。
  • ゆっくり操作する分作業が遅い。人間が手作業でやったほうがスピードは速いです。このあたりは作業量・件数と作業者の品質のバランスでしょうか。
  • 自分の環境のせいかもしれませんが、キーボードの打鍵に弱い。マウスの動きやクリックのほうが確実にキャプチャーされるようでしたので、なるべくキーボードを使わないようにしていました。データのコピーなど日ごろはCtrl+Cですが、マウス右クリックからコピーするようにしたほうが確実です。
  • 記憶させる際には一連の動作をある程度の固まりに分けて、別々に再生するようにしたほうが良い。一連の動作をひとつのキャプチャーにしてしまうと、どこか1箇所でも変更があると最初から全部記憶しなおしになってつらいです。そういう被害を少なくするために、固まりに分けてキャプチャーするようにしましょう。

こんな感じで試行錯誤のなかから、自分なりのやり方を見つけてください。私の場合はこのツールを使ったおかげで、1台のパソコンに自動化作業をやらせつつ、別のパソコンで同時に別の仕事ができて、とても生産性高く仕事することができました。お試しあれ!



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