個人的ペーパーレス化のすすめ

ペーパーレス化


個人的ペーパーレス化

個人事業主やフリーランスでも仕事はひとりでできるものではなく、必ず相手がいますから、なんとかペーパーレス化して効率を上げたいと思っても、相手から紙をもらったり、または要求されるのは仕方のないことです。特に日本の会社ではどうしようもないほど紙だらけということになっています。

このため、せめて自分の手の届くところだけでもペーパーレス化して効率アップするにはどうすれば良いだろうか?ということが問題となります。



メリットとデメリット

ペーパーレス化のメリットは、とにかく場所をとらないこと、です。紙(書類)はかさばりますし重いので、置き場所に困ります。仕事場もデスク回りも紙が無い方がスッキリします。紙の利用料が減れば木を伐採せずに済みますし、プリンターのインク代もかからず、トータルコストが下がります。困るのは紙業者くらいで、世の中ハッピーのはずです。

その反面デメリットは検索性や操作性が悪いことでしょうか。つまり、ぱっと手に取ってパラパラ見たい、ざっと流し読みしたい、書き込みたいといった扱いができなくなることです。ですが、最近は様々なツール類やOCRの性能も良くなってきましたし、工夫によりカバーすることができます。

あらゆる仕事でペーパーレス化を実現するにはどうすれば良いのか?探ってみます。



個人ノートのペーパーレス化

(1)問題点

会議などで人が集まると、紙のノートを持ってくる人が多いです。分厚い表紙の洒落たノートや100円均一的なノートなど様々ですが、しょせん紙です。自分もかつては紙のノート派でしたが、ノートが増える一方で保管場所に困るようになり、また古いノートのどこに書いてあったのか分からなくなったりして、利便性も今一つです。

(2)解決策

そこで以下の記事にも書いたとおり、iPadとApple Pencilを使った電子ノートに変更しました。

iPadの場合第6世代以降またはProシリーズならApple Pencilが使えます。iPadにマイクロソフトのOneNoteを入れて、ノートとして使っています。これがめちゃくちゃ便利です。紙のノートを買ったり保管したりする必要もなく、ペンも太さや色が自在に選べますし、文字以外に画像も貼れるので、ちょっとした資料なら写真をとって貼り付けておけます。紙のノート以上のことができます。

また、iPadでノートをとってPCやスマホで見返したり、マルチデバイスに同期してくれるので、ノートの可用性が向上しました。キーワード(タグ)をテキスト入力しておけば、検索にも対応することができます。まだiPadでノートをとっている人を自分以外に見たことがありませんが、お勧めの方法です。



会議のペーパーレス化

(1)問題点

会議やトレーニング、セミナーといった場合の資料をいまだに紙で用意してくれる人がいます。帰りのカバンに紙が入って重くて仕方がありません。特にセミナー資料は紙率が高くいつも困ります。また、名刺を頂いた場合、これも紙なので扱いに困ります。

(2)解決策

可能な場合(失礼でない場合)は、ファイルをメールに添付して送ってください、とお願いするようにしています。特に同僚との会議であれば、確実にメールで送ってもらいます。その方が整理・保存しやすく、見返したり検索したり、扱いやすいです。

セミナー資料はスキャンして自分でPDF化しています。富士通PFU製のこちらのスキャナーが有名ですが、私も使っていて秀逸です。

スキャンしたPDFファイルはGoogle Driveへ保存して「共有」設定をします。共有するとアクセス用のURLが割り当てられますので、このURLを上記のOneNoteの貼っておきます。こうすると、OneNoteで会議やセミナーの議事録を見ながら、配布資料も参照することができるようになります。OneNoteに直接貼っても良いのですが、マイルールでドキュメント類はGoogle Driveと決めています。

名刺はスマホで写真をとって、OneNote議事録に貼っておきます。スキャンした配布資料や名刺は廃棄処分となります。

Microsoft Store (マイクロソフトストア)



帳簿書類のペーパーレス化

(1)問題点

税務上の書類の保管期間は内容により若干違う場合がありますが、10年間は保存する、という場合が多いです。従って、過去10年分の領収書や請求書など、各種各様の紙を蓄積保存しないといけない、ということになります。これが大量で会社によっては倉庫を借りたりしている場合もあります。負担以外の何物でもありません。

(2)解決策

国もこの辺の事情をよく理解していて、法改正(平成17年)により自己が作成する書類(帳簿、決算書類、請求書、見積書等)については、プリントアウトせずに電子データで保存しておけば良い、ということになっています。帳簿や決算書類は会計システムにデータ(バックアップ)が残っていれば良く、請求書等は例えばエクセルなどで作成したのであれば、そのファイルを保存しておけば良い、という訳です。ただし、事前に税務署に申請書を出して承認を受ける必要があります。

相手が発行する書類(請求書、領収書、納品書、契約書)についてはスキャナで読み取って保存しておけば良い、という法改正(平成29年。結構最近です)があり、すでにペーパーレス化を容認する形になっています。ただし、こちらも事前に税務署に申請書を出して承認を受ける必要がありますし、スキャンの解像度やタイムスタンプの添付など細かい決まりも多く、注意して条件をクリアする必要があります。ですが、条件さえクリアできればスマホの写真でも良いことになっています。スーパーやコンビニのレシートなどはこれで対応する方が扱いやすくて良いです。

こういった法改正にも関わらず、いまだに紙を保管しているところが多いです。下記のような書籍を参考に、ペーパーレス化をしましょう。不明な点は税理士に相談することをお勧めします。

以上、個人的ペーパーレス化のすすめ、という話題でした。

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